Passar por uma crise financeira não é fácil. E quando falamos de pequenas empresas, sabemos que esse movimento é mais desafiador ainda. Mas, longe de ser apenas um desafio de resistência, um período de instabilidade nos negócios exige principalmente uma estratégia bem definida e decisões certeiras.
Embora os problemas enfrentados por gestores em períodos de recessão pareçam muitas vezes insuperáveis, há casos em que a chave para sair do vermelho está na aplicação de boas técnicas de gestão financeira – e que estão a fácil alcance.
Neste artigo, vamos desvendar algumas dessas estratégias, que podem não só auxiliar na superação da crise, mas também em um fortalecimento de seu negócio com base na redução de despesas e no aumento da eficiência.
Controle financeiro criterioso: importante ferramenta para o sucesso
De acordo com o relatório “Small Business Finance” da Organization for Economic Co-operation and Development (OECD) de 2020, uma proporção significativa de pequenas empresas ao redor do mundo não mantém um controle rigoroso sobre seus gastos. No Brasil, essa tendência é semelhante. A pesquisa “O que as micro e pequenas empresas entendem por gestão financeira?”, realizada em 2019 pelo Sebrae, mostrou que 50% das PMEs brasileiras não controlam de forma eficiente as suas despesas.
Os dados se referem a negócios que falharam na forma de gerir suas finanças, acarretados por problemas como má negociação com fornecedores, investimentos mal planejados, gastos operacionais desnecessários e falta de controle sobre despesas fixas e variáveis.
Nestas empresas, é comum a falta de planejamento e controle de fluxo de caixa, que pode levar à incapacidade de cumprir compromissos financeiros, como pagamento de salários, fornecedores e impostos. Desta forma, ter controle eficiente sobre suas despesas é uma das mais importantes ferramentas para te salvar de dificuldades financeiras e, em casos extremos, da falência de sua empresa.
Gerenciar de forma criteriosa cada valor gasto pode abrir portas para o sucesso e promover expansão do seu negócio. Ter um controle financeiro rígido é mais do que evitar fazer parte de uma estatística preocupante – é uma oportunidade de prosperar mesmo em um ambiente desafiador.
Identifique suas despesas e avalie suas necessidades
Já vimos que conhecer os seus números é a etapa inicial – e mais importante – para começar a fazer a gestão do seu negócio. Mas, e em um cenário de crise instaurada, como proceder?
Seu passo inicial deve ser entender como entrou no vermelho. Para isso, o controle financeiro continuará sendo essencial, pois você irá contabilizar todas as suas contas, recursos necessários para pagar impostos, salários, benefícios e outras saídas mensais. Com este estudo, será mais fácil identificar em quais áreas é possível reduzir gastos sem prejudicar a qualidade de seu produto ou serviço.
Em seguida, faça uma análise de custo-benefício. Ou seja: para cada despesa, avalie o benefício que ela traz para a sua empresa e se esse benefício vale aquilo que investe nele. Isso pode ajudar a identificar gastos que não estão contribuindo significativamente para o seu negócio ou que podem ser descartados.
Por fim, considere a contratação de uma consultoria externa, que pode ajudar na análise das finanças, identificando gastos desnecessários que você pode ter deixado passar. Apesar de representar um custo inicial, esse serviço pode ajudar muito no ajuste de contas da empresa.
Use a tecnologia a seu favor
Sabemos que nem sempre é fácil manter o controle financeiro em dia, mas a tecnologia pode, cada vez mais, auxiliar na contabilidade. Você pode utilizar uma planilha, como o Excel, por exemplo, para criar tabelas e gráficos de suas despesas e, com as fórmulas oferecidas pelo programa, calcular rapidamente o total dos gastos do seu negócio, identificando padrões.
Mas há soluções para todo perfil de usuário: quem procura uma opção mais avançada pode utilizar ferramentas como o Tableau, que oferecem recursos sofisticados de visualização de dados e podem ajudar a entender mais facilmente por onde o dinheiro sai.
Também funcionam muito bem os softwares de gestão financeira, que são ferramentas para automatizar essas tarefas de controle de gastos e ajudar na previsão de fluxo de caixa. Alguns exemplos populares são o QuickBooks, FreshBooks e Zoho Books.
Uma das soluções parceiras do Itaú Meu Negócio é a Omie, um sistema de gestão online, integrado e seguro, que, além de auxiliar na gestão financeira e na integração contábil, facilita o fluxo de caixa e otimiza várias outras operações básicas de seu negócio, como a emissão de notas fiscais e boletos, por exemplo.
Investir em tecnologia pode parecer pouco intuitivo em um momento de crise. Porém, tem o poder de aumentar significativamente a eficiência do seu negócio e reduzir custos a longo prazo.
O artigo 10 técnicas de otimização de custos de TI, publicado pela Gartner Group em 2021, apontava que empresas que adotavam tecnologia digital tinham um desempenho 20% melhor em termos de redução de custos. Sistemas de gestão integrada e plataformas de atendimento ao cliente são alguns dos exemplos que o grupo apresenta de como a tecnologia pode auxiliar a gestão do seu negócio.
Não tenha medo de negociar
Uma crise é o momento certo para reavaliar e, se necessário, renegociar contratos e dívidas. Inicie conversas com fornecedores e parceiros e explique suas necessidades. A negociação pode ser uma ferramenta de sobrevivência em uma crise e fazer a diferença para a obtenção de preços mais competitivos, de melhores condições de pagamento ou até mesmo para a conquista de um período de carência para pagamento das obrigações.
Desta forma, em caso de dificuldade de caixa e capital de giro, não hesite em tentar novos negócios com seus fornecedores e credores. Para isso, prepare-se: tenha seu controle de caixa em mãos, saiba seus limites para gastos e investimentos e estabeleça claramente o que você deseja alcançar com a negociação. Crie um vínculo de confiança, se mostrando um parceiro de negócios valioso.
Tenha em mente, porém, que a negociação é uma via de mão dupla. Esteja preparado para fazer concessões e encontrar um meio termo que beneficie ambas as partes.
Supere o medo e aja com rapidez
O medo da tomada de decisões em tempos de crise é muito compreensível. Afinal, uma ação errada pode significar ainda mais desafios pela frente. Mas lembre-se de que a paralisia nesses momentos críticos pode ser igualmente prejudicial a seu negócio. Ao demorar para agir, você pode perder oportunidades de reverter a situação do seu empreendimento.
A rapidez na tomada de decisões não implica em ações impulsivas, mas no desenvolvimento de uma capacidade de avaliar prontamente as circunstâncias e fazer escolhas informadas. A inteligência financeira permitirá que você entenda a situação atual do seu negócio, enquanto a estratégia lhe dará uma direção clara para seguir.
Fique sempre atualizado sobre as novidades do mercado, as mudanças nas legislações e o comportamento dos consumidores. Utilize ferramentas tecnológicas para análise de dados e obtenha dicas atualizadas e previsões precisas que possam guiar suas decisões. Em tempos de crise, a agilidade combinada com a informação é sua maior aliada.
Invista em presença digital
Em um mundo altamente conectado, investir em marketing digital pode ser uma maneira eficaz de alcançar um público mais amplo a um custo comparativamente menor que os métodos tradicionais de propaganda.
Estar nas redes sociais e criar plataformas de vendas, oferecer a possibilidade de atendimento remoto, por telefone, WhatsApp ou chamadas de vídeo são formas de engajar seu público e aumentar o seu potencial de vendas.
Além disso, o marketing de conteúdo é uma ferramenta poderosa para informar seus clientes e estabelecer sua marca como uma autoridade em seu campo. Crie conteúdos em suas redes e sites que agreguem valor para seus clientes e, ao mesmo tempo, promovam sua marca.
Faça parcerias estratégicas
Um movimento que ganhou força durante a pandemia da covid-19 foi o de pequenas e médias empresas transformarem seus negócios por meio de parcerias para ganhar fôlego e sobreviver à crise. Dependendo do seu modelo de negócios, esta pode ser uma ótima alternativa.
Parcerias estratégicas com outras pequenas empresas podem oferecer uma série de benefícios, como permitir o compartilhamento de recursos e custos – duas empresas podem compartilhar o mesmo escritório e equipamentos, por exemplo.
Além disso, parcerias podem abrir novos mercados e oportunidades de negócio e de aprendizado. Você pode aprender com as experiências e práticas de seus parceiros, e vice-versa.
Porém, entender o que outra empresa pode agregar ao seu negócio é fundamental para que esse acordo prospere. É essencial alinhar as expectativas entre os parceiros. Uma parceria bem-sucedida exige confiança, cooperação e um compromisso comum com o sucesso.
Se a parceria envolver transações financeiras, elabore um contrato para estabelecer as funções de cada parte durante o acordo. Para trocas mais simples, como colaborações em redes sociais, o combinado pode ficar registrado via e-mail.
Adaptabilidade: reavalie seu modelo de negócio
A capacidade de adaptar-se a novos cenários é crucial para a sobrevivência de uma empresa durante uma crise. Isto pode envolver a mudança de estratégias de negócios, a adaptação de produtos ou serviços para atender às novas necessidades dos clientes, ou até mesmo a reestruturação completa da empresa.
Estar aberto a mudanças e disposto a experimentar novas abordagens pode ser a diferença entre superar a crise e ser superado por ela. Isto pode envolver o uso de novas tecnologias, a exploração de novos mercados, ou a revisão de processos.
Para se adaptar efetivamente, é importante manter uma mentalidade de aprendizado contínuo. Isto envolve aprender com os erros, buscar feedbacks e estar disposto a ajustar suas estratégias com base no que funciona e no que não funciona. Também significa estar atento às mudanças no ambiente de negócios e no seu público-alvo.
Esteja pronto para mudar de rumo se necessário: talvez a maneira como você opera não seja a mais eficiente ou econômica. Um novo modelo de negócio pode permitir que você atenda seus clientes de forma mais certeira.
Como vimos, superar um período de crise requer estratégia, inteligência financeira e uma visão clara do futuro do seu negócio, mas cada crise também traz oportunidades. Identifique-as e aproveite-as ao máximo para fortalecer seu negócio.