Gerenciar um negócio vai além de cuidar das atividades de rotina, como produção, colaboradores e tarefas administrativas. É preciso cuidar da gestão de cobrança para garantir a continuidade financeira da empresa, independentemente do seu porte e segmento de mercado.
Sabemos que cobrar é uma prática desafiadora para todo empreendedor, mas ela é vital para garantir a saúde do seu empreendimento. Felizmente, existem algumas técnicas que podem ajudar nesse sentido.
Neste texto, você vai entender o conceito da gestão de cobrança no ramo das empresas e como fazê-la de forma eficaz. Vamos lá?
O que é gestão de cobrança?
É uma atividade que reúne as ações que administram os pagamentos a receber dos clientes. Definir boas práticas para esse controle é fundamental, visto que nenhum negócio quer lidar com uma alta taxa de inadimplência.
O objetivo é evitar que a clientela deixe de pagar os valores de suas compras na data combinada. Diversos são os motivos que levam uma pessoa a não quitar a conta até o prazo do vencimento, e muitos vêm de problemas maiores.
Por isso é tão necessário monitorar a jornada do consumidor, incluindo o fechamento das vendas e o que vem depois delas. Dessa forma, é possível obter informações valiosas para avaliar o comportamento de cada cliente, a fim de determinar padrões para lidar com cada caso.
Qual a importância de ter uma estratégia em gestão de cobrança?
A importância desse controle financeiro pode ser observada por meio dos benefícios que ele traz para o seu negócio. Conheça os destaques mais evidentes.
Maior controle sobre o fluxo de caixa
É a partir da gestão de caixa — realizada diariamente — que você, empreendedor, saberá exatamente como estão as entradas e saídas de dinheiro. Para garantir um bom gerenciamento de cobranças, é fundamental ter um caixa equilibrado.
Aumento das chances de recuperação de crédito
Recuperar o crédito é o principal objetivo desse tipo de gestão. Com boas práticas de levantamento e análise de dados de clientes, você identifica consumidores inadimplentes e tem acesso a dados importantes, como a quantia que estão devendo, as compras feitas, há quanto tempo as dívidas estão abertas, entre outros detalhes.
Assim, você tem a chance de definir a melhor abordagem para cada cliente, pois nem sempre eles deixam de pagar contas por irresponsabilidade. A intenção é tentar compreender o que motiva os atrasos que geram a inadimplência. Tendo isso em mente, basta lembrar a pessoa do débito e do prazo de vencimento para oferecer uma negociação e garantir o recebimento do dinheiro.
Melhora do relacionamento com os clientes
O processo de cobrança é uma manobra comercial que pode melhorar o relacionamento com os clientes. Afinal, o processo em si é útil para recuperar pessoas inadimplentes e demonstrar interesse em ajudá-las.
O segredo está em não se prender ao problema e priorizar a recuperação da dívida de forma amigável. Colocar-se à disposição para solucionar essa situação pode aumentar as taxas de satisfação e fidelização, além de elevar as chances de conseguir indicações por conta de a sua empresa mostrar-se compreensiva durante as abordagens de cobrança.
Quais as melhores técnicas para ter sucesso com essa estratégia?
Vamos às melhores dicas e informações para ter sucesso com essa estratégia.
Faça notificações de cobrança
Não podemos contar com a memória do cliente em relação aos débitos que assumiu. Afinal de contas, é bastante comum que a rotina corrida leve ao esquecimento de alguns pagamentos, por isso, você precisa agir de maneira proativa e enviar lembretes de pagamento.
Para isso, mande notificações de cobrança via mensagens por meio de canais como e-mail, WhatsApp ou SMS, com a finalidade de alertar seus clientes sobre os débitos. Vale lembrar que o tom da mensagem deve ser amigável e convidativo, para demonstrar empatia e humanizar o processo de cobrança. Além disso, é importante não encher o cliente de memorandos e por vários canais ao mesmo tempo, pois essa prática pode prejudicar a relação comercial e dificultar o recebimento.
Considere os prazos
É preciso ter um controle eficiente de todos os prazos de vencimento. O processo de cobrança não pode começar somente após os débitos estarem vencidos. O objetivo é evitar que os clientes fiquem inadimplentes.
Se alguns ultrapassarem a data de vencimento, estabeleça contato para iniciar a negociação rapidamente, pois quanto mais antiga for a dívida, mais difícil fica de receber. Uma dica para organizar os prazos é oferecer opções de vencimento para os consumidores escolherem. Dessa forma, optam por pagar a fatura, por exemplo, no dia 5, dia 10 ou dia 15, simplificando o controle desses prazos.
Estabeleça uma comunicação respeitosa
Analise o contexto econômico dos clientes que estão em débito com você, já que em tempos de instabilidade econômica, pode haver aumento da inadimplência. Por isso, a comunicação precisa ser cuidadosa para não causar atritos.
Demonstre preocupação e empatia sobre a situação das pessoas que compram de você, buscando as melhores soluções para ambas as partes. Além disso, o Código de Defesa do Consumidor (Lei n°8.708/1990) proíbe abordagens abusivas que geram constrangimento. Portanto, saiba agir com cautela.
Ofereça várias opções de pagamento
Se o seu objetivo é garantir a quitação da dívida, e manter vínculo comercial com o cliente, ofereça várias formas de pagamento e feche acordos dentro do contexto da pessoa que comprou de você.
Parcelamento no cartão de crédito, boleto bancário, depósito com desconto, Pix e outras opções podem ser sugeridas na busca por receber seu dinheiro. O importante é tornar o processo mais flexível e agradável para os consumidores que estão em débito com você.
Negocie com fornecedores de forma amistosa
Sim! Fornecedores também podem ser cobrados, mas o processo funciona como se fosse uma negociação mútua. Afinal, você, empreendedor, deve pagá-los pelo fornecimento de insumos e mercadorias para produção ou revenda. Então, a cobrança funciona por meio da qualidade dos itens fornecidos e do cumprimento de prazos. Para garantir os melhores resultados, basta estabelecer uma “relação ganha-ganha” entre você e seus fornecedores, como parcerias de negócio e pagamentos em dia.
Automatize todos os processos
Por fim, é importante que toda a gestão de cobrança seja realizada por meio de um software que crie listas, controle prazos, configure modelos de mensagens, dispare notificações, gere relatórios, emita boletos, entre outras funcionalidades, de forma simples e automática.
Imagine ter dezenas ou centenas de clientes, com prazos diferentes de vencimento, e ter que administrar toda essa demanda manualmente. É um tempo e desgaste que podem ser direcionados para outras atividades da empresa.
Por exemplo, com a implementação de um fluxo de cobrança, você dispara e-mail, mensagem ou SMS de lembrete de vencimento das faturas, 24 horas antes do prazo, para todos os clientes com pagamento até o dia 5 de cada mês. Também fica fácil enviar notificações para aqueles que têm fatura vencida há 10 dias. Você só vai precisar de poucos cliques e segundos para resolver essa demanda.
Viu só como a gestão de cobrança pode ser feita com eficiência, sem comprometer a relação da sua empresa com seus clientes? Para isso, basta seguir as dicas e informações mencionadas neste conteúdo. Assim, você tem grandes chances de obter sucesso sem gerar desgastes e prejuízos maiores.
Que tal potencializar seus conhecimentos sobre o tema? Entenda o que é antecipação de recebíveis e como utilizar a ferramenta.