Na rotina de qualquer pessoa, saber gerir o tempo é uma questão fundamental. Organizar a agenda de forma que seja possível realizar todas as tarefas, priorizando as atividades que realmente devem ser realizadas e determinando quanto tempo será dedicado a cada uma delas são passos importantes para ter um dia produtivo e com máxima eficiência.
Você já sabe: um dos compromissos que mais demandam tempo é a reunião. Para evitar desperdício de horas de trabalho e de energia, vale a pena avaliar se o encontro é realmente útil. “É importante que você se questione: será que a minha presença vai agregar valor para a reunião? As informações que eu levarei para a reunião são vitais para o processo? Eu tomo decisões durante a reunião? Eu vou executar alguma ação e preciso estar na reunião para entender o processo? Se a resposta for não para todas as perguntas, você não precisa participar da reunião e ela não é necessária”, explica Christian Barbosa, especialista em administração de tempo e produtividade e CEO da Triad OS.
Organização e eficiência
O convite para a reunião deve ser enviado com antecedência, contendo data, horário de início e término e local, mas principalmente com destaque para o objetivo daquele encontro. Por exemplo: o objetivo dessa reunião é tratar sobre o assunto X, e para isso vamos discutir sobre os pontos A, B e C.
“Para conseguirmos manter o foco na reunião, o objetivo, ou seja, aquilo que você terá concluído quando a reunião terminar, deve estar muito claro e definido para todos os participantes, assim como a pauta e os temas que serão discutidos. Uma dica é riscar os itens conforme eles forem resolvidos. Além disso, para ser eficiente, a reunião precisa ter um condutor que organize o processo, e não simplesmente um grupo de pessoas discutindo. A reunião será eficiente se os pontos definidos anteriormente forem seguidos, item por item. Quando alguém surgir com um novo ponto, o condutor deve anotar a sugestão para ser discutida posteriormente, depois de finalizada a discussão daquele item específico”. Ou seja, discute-se cada item do começo ao fim, e se surgirem sub assuntos, deve-se anotá-lo para o pós-reunião. Isso é fundamental para que não se perca o foco. Caso isso aconteça, o condutor deve parar a reunião e dizer “Pessoal, nosso objetivo é esse, nosso tempo é esse, e estamos conversando sobre o assunto X. Vamos deixar esses pontos para outro momento”. Outra coisa importante durante a reunião é ter o controle visual do tempo – seja no computador ou em um relógio de mesa”.
E finalizada a reunião, é ideal que o condutor ou organizador envie aos participantes um e-mail informando o que foi decidido e elaborado durante o encontro, quais são os próximos passos e qual a função de cada um neste processo.
Cada um no seu papel
Segundo Christian, quem convoca a reunião não necessariamente é um bom condutor. Por isso, é necessário identificar quem tem o perfil para fazer a comunicação fluir da melhor maneira possível. “O papel desse condutor será de gerir o tempo, controlar os objetivos, manter o foco e cortar conversas paralelas. Já quem está ouvindo também precisa ajudar a manter a concentração, evitar desviar do assunto, contribuir para o ponto que está sendo discutido e trazer ideias e sugestões”.
Christian ainda lembra que é possível e válido recorrer aos aplicativos e programas disponíveis para realizar reuniões à distância, economizando tempo e energia. “Pode ser Skype for Business ou um Webex. O importante é que seja o mais simples, fácil e prático, para que a tecnologia não acabe atrapalhando o processo da reunião”, conclui.