Garantir que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais é muito importante para consolidar a saúde financeira e conformidade legal do seu negócio. E no caso de pequenas e médias empresas (PMEs), essa responsabilidade pode ser desafiadora, dada a variedade de documentos de arrecadação. No entanto, sabendo quais documentos você precisa preencher durante o ano, é possível se planejar financeiramente e evitar dores de cabeça.
Pensando nisso, apresentamos neste artigo uma visão detalhada de cada um deles. Aproveite!
A importância de conhecer os documentos fiscais da sua empresa
Algumas siglas se tornam familiares para quem está à frente de pequenas e médias empresas. E, quando elas aparecem, o ideal é que você já saiba exatamente sobre o que aquele documento trata e como preenchê-lo. Esse conhecimento é fundamental para garantir a regularidade, a eficiência e a competitividade de sua empresa no mercado.
Compreendendo as particularidades dos documentos fiscais você pode realizar um planejamento fiscal adequado, maximizar as oportunidades de benefícios fiscais e evitar gastos desnecessários. Isso tem o poder de otimizar seus recursos e contribuir diretamente para a saúde financeira do empreendimento.
Mas não basta saber quais são os documentos, é necessário também preenchê-los corretamente. Afinal, erros simples nesta etapa podem ter efeitos negativos para a empresa, como problemas com órgãos fiscalizadores, multas e até penalidades legais, comprometendo a reputação e a operação do negócio.
Aproveite o guia abaixo para conhecer os documentos mais comuns para as PMEs e obter as principais informações sobre eles. Desta forma, você pode se planejar e saber exatamente para que servem seus impostos.
Documentos comuns para pequenas e médias empresas
- DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
O DAS é um documento unificado que simplifica o pagamento de vários tributos para empresas enquadradas no regime tributário do Simples Nacional. Desta forma, ao invés de pagar individualmente cada tributo, as empresas optantes pelo Simples Nacional podem pagar todos eles de uma vez, em uma única guia.
Utilidade: o DAS facilita o recolhimento de tributos para empresas enquadradas no Simples Nacional, consolidando vários impostos e contribuições em uma única guia.
Alguns tributos abrangidos pelo Simples Nacional são:
- Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
- Contribuição para o PIS/Pasep
- Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
- Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS)
- Contribuição Patronal Previdenciária (CPP) para a Seguridade Social
Ocasião: o pagamento do DAS deve ser realizado mensalmente, até o dia 20 do mês subsequente ao período de apuração.
Como preencher: para gerar o DAS, são necessários dados como CNPJ, atividade econômica, período de apuração e valores devidos por tributo. O documento é gerado pelo programa PGDAS-D, um aplicativo destinado às empresas optantes pelo regime tributário do Simples Nacional, com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEIs). O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório) permite calcular os tributos devidos no mês e emitir o DAS.
A inclusão dos tributos específicos que o Simples Nacional abrange ressalta a conveniência e a eficiência desse sistema para as PMEs, facilitando o entendimento de como o DAS simplifica a gestão tributária.
- DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)
O DARF é um dos principais instrumentos de arrecadação de impostos da Receita Federal do Brasil e trata-se de uma guia gerada tanto por pessoas físicas quanto jurídicas para recolher aos cofres públicos o pagamento dos tributos, contribuições e taxas embutidas nas operações financeiras.
Utilidade: recolhimento de tributos federais, como IRPJ, CSLL, PIS, entre outros.
Ocasião: irá variar conforme o tributo. Muitos são mensais, mas alguns podem ser trimestrais ou anuais.
Como preencher: deve ser preenchido atendendo todos os campos para identificação do contribuinte, assim como as informações sobre período de apuração, código de recolhimento (identificação do tributo ou contribuição que está sendo recolhido), data de vencimento e valores devidos.
Para preencher corretamente o DARF, é necessário dispor das seguintes informações: nome e telefone do contribuinte, período de apuração do tributo, CNPJ, código de pagamento, número de referência, e, em alguns casos, o valor a ser pago, data de vencimento, multas e juros.
No site da Receita Federal, é possível encontrar um link para o Sistema de Cálculo de Acréscimos Legais (Sicalc), que permite localizar os códigos para preenchimento do DARF.
- GPS (Guia da Previdência Social)
É um documento utilizado para o recolhimento das contribuições sociais de pessoas físicas ou jurídicas, garantindo benefícios previdenciários.
Utilidade: arrecadar o pagamento do seguro recolhido pelo Instituto Nacional de Seguro Social (INSS).
Ocasião: mensalmente. No caso de PMEs, o prazo é até o dia 20 do mês subsequente ao período de apuração.
Como preencher: a GPS pode ser preenchida manualmente, por meio de um documento encontrado em qualquer papelaria, ou pela internet, no Sistema de Acréscimos Legais (SAL), encontrado no site da Receita Federal.
As principais informações que deverão ser anexadas ao carnê são: dados pessoais; código de pagamento conforme o tipo de contribuição; mês e ano da contribuição; número do NIT/PIS/PASEP; e o valor do recolhimento.
- GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social)
A GFIP surgiu em 1999, em substituição à antiga Guia de Recolhimento do FGTS (FGTS-GRE), tornando-se obrigatória para pessoas físicas ou jurídicas que recolhem o FGTS ou prestam informações à Previdência Social sobre a movimentação e remuneração de seus trabalhadores e vínculos empregatícios.
Desde o início de 2023, a GFIP foi substituída pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) apenas nos casos específicos que dizem respeito ao INSS.
Utilidade: recolher o FGTS e atualizar o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) com os fatos geradores de contribuições previdenciárias e outros dados para fins de cálculos e concessão de benefícios previdenciários.
Ocasião: mensalmente, com vencimento geralmente até o dia 7 do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga ao trabalhador ou que tenha acontecido outro fato gerador referente à Previdência Social.
Como preencher: é necessário informar os dados da empresa, número de inscrição, categoria do tomador/empresa, dados dos trabalhadores, valores de remunerações, entre outras informações específicas
A entrega da guia deverá ser realizada pela internet, no aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).
Observações: mesmo que não haja recolhimento para o FGTS, é obrigatória a entrega da GFIP, que, nesse caso, será declaratória. Empresas inativas ou inadimplentes também devem encaminhar a GFIP ao menos uma vez no ano, informando a situação em que se encontram, o que possibilita a atualização cadastral e a não geração de multas.
Outra questão que pode provocar confusão é o fato de a GFIP ter sido substituída, em janeiro de 2023, pela DCTFWeb como instrumento de confissão de dívida e de constituição do crédito previdenciário. Porém, ela continua a ser necessária para o recolhimento do FGTS.
Desta forma, podemos dizer, resumidamente, que:
– Empresas com empregados: continuam enviando GFIP (FGTS) e também devem enviar a DCTFWeb (INSS);
– Empresa somente com pró-labore: enviam só DCTFWeb (INSS);
– Empresas somente com pró-labore, mas que optaram pelo FGTS: enviam GFIP (FGTS) e DCTFWeb (INSS)
– Empresas constituídas a partir de 10/2021, sem empregados: precisam enviar GFIP sem movimento, mesmo se tiver pró-labore.
– Empresas que encerraram suas atividades: precisam enviar GFIP sem movimento.
- GARE (Guia de Arrecadação de Receitas Estaduais) e DAE (Documento de Arrecadação Estadual)
Destinam-se ao pagamento de tributos estaduais.
Utilidade: dependendo do estado, são comuns para o pagamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Ocasião: varia conforme o estado, mas o ICMS costuma ser mensal.
Como preencher: além do seu CNPJ, informações como faturamento, alíquota aplicada, e mês de referência são fundamentais.
- DAM (Documento de Arrecadação Municipal)
Destinado ao pagamento de tributos municipais.
Utilidade: é comumente utilizada para o recolhimento do Imposto Sobre Serviço (ISS), mas pode abranger outras taxas e contribuições municipais.
Ocasião: varia de acordo com o município, mas costuma ser mensal.
Como preencher: é necessário inserir o CNPJ, detalhes da atividade econômica, alíquota aplicável, entre outros campos específicos para cada município.
Locais de pagamento
O pagamento dos documentos de arrecadação fiscal pode ser feito em diversos locais, mas é importante lembrar que o recebimento dos impostos varia de banco para banco. O Itaú, por exemplo, se destaca por ter direitos de recebimento da maioria dos impostos, oferecendo conveniência e segurança para pequenas e médias empresas no cumprimento de suas obrigações fiscais.
Além dos bancos, outros locais comuns para pagamento incluem casas lotéricas, plataformas online e pontos designados pelos estados e municípios, especialmente para GARE, DAE e DAM. Cada estado ou município pode ter seus próprios locais para pagamento, principalmente no caso de impostos estaduais e municipais.
É sempre aconselhável verificar com a autoridade tributária local ou consultar seu banco, como o Itaú, para obter informações precisas sobre onde e como efetuar o pagamento dos documentos fiscais. Lembre-se de que a escolha de um local de pagamento confiável pode assegurar uma maior tranquilidade no processo de pagamento dos tributos.
Consequências do não pagamento no prazo
As consequências de não pagar os documentos no prazo, como juros, multas e restrições, ocorrem em todos os impostos. No entanto, para tributos estaduais e municipais, há também o risco de inscrição em dívida ativa, o que pode levar a ações judiciais contra a empresa. Ou seja: manter-se em dia com as obrigações fiscais é fundamental.
Entender o propósito e os detalhes de cada documento de arrecadação é o primeiro passo, que você já deu lendo este artigo. Caso ainda tenha dúvidas, é sempre recomendável buscar orientação de profissionais de contabilidade para garantir a total conformidade com seus tributos, se planejar financeiramente e prosperar em seu negócio.