As etapas que envolvem a abertura e a formalização de um negócio costumam ser um dos principais desafios de empreendedores em fase inicial. O levantamento de obrigações tributárias e a prestação de contas, no entanto, são essenciais para manter a saúde financeira da empresa em dia e prevenir problemas com órgãos reguladores e com a Receita Federal.
Para Silvio Vucinic, consultor do Sebrae-SP, a contratação de profissionais especializados, como contadores e advogados, é essencial para acompanhar o crescimento da operação. “Com exceção do MEI, todas as empresas têm a obrigação legal de fazer as escriturações com um contador. Além do aspecto regulatório, é esse profissional que irá definir o planejamento tributário mais adequado para cada estágio da empresa”, afirma.
Microempreendedor Individual (MEI)
Considerada a modalidade mais indicada para negócios que faturam até R$ 81 mil/ano, o MEI centraliza todas as prestações de contas e pagamentos de impostos no Portal do Empreendedor. Na maioria dos casos, a simplicidade do formato permite que os processos sejam feitos pelo próprio empreendedor.
Os principais tributos do MEI são o ICMS e o ISS para prestadores de serviço. O pagamento é feito em apenas um guia, o DAS-MEI, que pode ser emitida na própria plataforma. Os valores são fixos e variam entre R$ 61,60 e R$ 66,60 mensais.
A emissão de notas fiscais pode ser feita no próprio Portal do Empreendedor. As receitas e saídas devem ser registradas no relatório mensal disponível na plataforma. Além de facilitar a gestão do fluxo de caixa, essa rotina é essencial para elaborar a Declaração de Faturamento Anual do Simples Nacional (DASN), que deve ser enviada anualmente à Receita Federal.
Microempreendedores individuais podem ter até um funcionário registrado. Os trâmites de contratação e folha de pagamento podem ser feitos diretamente no Portal eSocial, do Governo Federal — a prestação de contas sobre a folha de pagamento deve ser feita mensalmente. O valor da remuneração é limitado ao salário mínimo ou ao piso da categoria, incluindo o pagamento de FGTS, INSS, férias remuneradas e 13o salário.
Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP)
Empreendedores em estágios mais avançados precisam lidar com estruturas mais complexas de tributação e prestação de contas. É o caso dos fundadores de Microempresas (faturamento anual de até R$ 360 mil), Empresas de Pequeno Porte (faturamento de até R$ 4,8 milhões/ano) e Sociedades Limitadas Unipessoais (SLU). É exatamente nessa fase que é importante procurar o apoio de contadores e advogados.
A presença de profissionais especializados é essencial, por exemplo, para a elaboração do contrato social que dá início ao processo de abertura do negócio — diferentemente do MEI, as etapas envolvem cadastro na Junta Comercial, abertura do CNPJ na Receita Federal e registro na Secretaria Estadual da Fazenda, além de alvará de funcionamento, cadastro no INSS e homologação para emissão de notas fiscais.
Além dos trâmites de abertura, MEs e EPPs estão sujeitas a diversas obrigações mensais e anuais, como a emissão de DIRF, DEFIS, DCTF e DIRPF, ligadas à prestação de contas e ao pagamento de tributos para o Fisco. Negócios com funcionários registrados também precisam emitir declarações como RAIS, Caged e Gfip. O balanço, os livros contábeis, e os arquivos enviados digitalmente para o Fisco precisam ser assinados por um contador com registro ativo no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).
Em relação aos impostos, o Simples Nacional costuma ser o regime tributário mais indicado para esse perfil de negócio. A lista de principais impostos inclui IRPJ, PIS, Cofins, ICMS e ISS. As alíquotas iniciais (para faturamento até R$ 180 mil por ano) variam entre 6% e 15,5%, dependendo do ramo de atividade e do valor de faturamento bruto. Assim como no MEI, o pagamento é centralizado em apenas uma guia DAS.
Plataformas de contabilidade
As plataformas de contabilidade online podem ser uma boa alternativa para negócios em fase de expansão que ainda não apresentam altos níveis de complexidade operacional. As principais vantagens desse tipo de serviço são a centralização e automatização de processos na mesma plataforma e valores competitivos de assinatura mensal.
Embora facilitem a prestação de contas e o pagamento de tributos, a rotina dos processos precisa ser acompanhada e executada pelo próprio empreendedor. Por isso, é importante avaliar a disponibilidade de tempo e o nível de organização pessoal para assumir essa função.