Algumas mudanças de atitude farão com que seu dia se torne mais produtivo, e com menos estresse!
Na correria diária o tempo passa voando, principalmente se você lidera um negócio próprio. Como não dá para criar um dia com 48 horas, só nos resta organizar muito bem a agenda para conseguir cumprir todos os compromissos. E um planejamento realmente funcional envolve a gestão do tempo, passo fundamental para aumentar a produtividade e a eficiência. Ela requer disciplina, foco, novos hábitos e atitudes, mas vale a pena.
A seguir confira:
– Dicas para gerir melhor seu tempo
– Como se planejar e melhorar sua produtividade
– Técnicas de gestão de tempo
Menos ansiedade, mais eficiência
Segundo Dante Mantovani, professor da Business School São Paulo (BSP), uma das principais fontes de estresse é a constatação de que “perdemos tempo” durante o dia. “Quando percebemos que não terminamos todas as tarefas que pretendíamos, nos sentimos ansiosos. A essência de gerenciar o tempo, ou melhor, gerenciar a produtividade com o tempo que lhe é dado, é saber diferenciar o que é urgente do que é importante”, explica Dante.
Estabeleça uma ordem de prioridade
Para José Balian, professor de economia do curso de administração da ESPM, quem quer gerir bem o tempo deve estabelecer prioridades, ou seja, identificar quais atividades são realmente urgentes, e listá-las de acordo com a ordem de importância. Assim você saberá por onde começar: o mais importante vem primeiro. “Hoje vivemos conectados 24 horas por dia, fazemos mil coisas ao mesmo tempo. Por isso, estabelecer realmente o que é prioritário e desligar do resto não é uma tarefa fácil, mas deve ser exercitada. Um exemplo comum é ficar nas redes sociais enquanto há trabalhos a finalizar, desperdiçando um tempo preciosíssimo”, comenta Balian.
Planejamento é fundamental
Outro passo importante é planejar a sua semana, e não apenas o seu dia. “Aí, vale utilizar a ferramenta que mais se adequar ao seu estilo ou necessidade. Pode ser uma planilha no Excel, um aplicativo, ou até mesmo um simples papel, no qual você distribuirá as atividades a serem realizadas na semana, seguindo o critério das prioridades. Ali entram os compromissos profissionais, familiares e sociais. Com cada objetivo definido e programado, você deixará de ser escravo da sua agenda, e poderá visualizar seu planejamento a longo prazo”, explica Balian.
Aprenda a recusar
Uma habilidade fundamental para gestão do tempo é a capacidade de dizer “não” sem quebrar o relacionamento. “Vejo muitas pessoas que se sobrecarregam querendo ser tudo para todos. Pessoas que não conseguem dizer “não” se tornam vítimas das circunstâncias. Quantos “nãos” você tem conseguido dizer, seja para um colega, para um amigo, até para um chefe quando essas pessoas desavisadamente e na melhor das intenções sugam sua energia ou tempo?”, questiona Mantovani.
Exige treino, mas vale a pena
Alguns passos podem parecer detalhes quando o assunto é gestão de tempo, mas se você se condicionar a executá-los, perceberá uma incrível diferença no seu dia. “Por exemplo, manter a mesa organizada, com os objetos úteis à mão, garante agilidade e produtividade. Começar e terminar uma atividade, ao invés de deixá-la de lado e iniciar outra, é importante para evitar a dispersão, exercitar o foco e a concentração. Outra dica importante é estabelecer poucas metas, porém viáveis. A sensação de “missão cumprida” após atingi-las é extremamente revigorante”, aconselha Balian.
Duas técnicas de gestão de tempo:
– Pomodoro: pressupõe que quando você faz pausas em determinados intervalos de tempo ganha mais produtividade. Basicamente ela funciona da seguinte maneira:
Você escolhe uma única tarefa e concentra-se somente nela por 25 minutos cronometrados, colocando um alarme para alertar quando terminar. Neste momento fará uma pausa de 3 a 5 minutos, apenas para dar um descanso para o cérebro, e retomará o trabalho. A cada 2 horas deverá fazer uma pausa mais longa, de 15 minutos, para tomar um café e realmente descansar. “Como a técnica foi desenvolvida nos anos 90, talvez no ambiente de hoje, multitarefa e multissensorial repleto de interrupções, não seja factível concentrar-se unicamente em uma tarefa durante os 25 minutos.
Todavia, eu gosto da filosofia de “buscar fazer mais intervalos” e tomar cuidado para não ficar continuamente trabalhando sem descanso, pois noto que realmente a concentração cai. Eu adicionaria um item a essa técnica: a cada pausa, tomar um copo de água. A água ajuda muito a limpar as toxinas do corpo e ao bem estar e é algo simples de fazer”, comenta Mantovani. Quer cronometrar o tempo? Acesse os links e veja como é fácil: Tomato ou focus booster
– Scrum: é um conjunto de ferramentas para gestão de projetos. Uma delas é para acompanhamento do trabalho das equipes de projeto. Seguindo esta técnica, a reunião, por exemplo, começa precisamente no horário marcado, com duração fixa, tipicamente de 15 minutos.
Este encontro sempre acontece no mesmo local e horário, todos os dias, para responder algumas perguntas: O que você tem feito desde ontem? O que você está planejando fazer hoje? Você tem algum problema impedindo você de realizar seu objetivo? É papel do líder da reunião, que também normalmente é o líder do projeto, facilitar a resolução desses obstáculos. Ele usa uma ferramenta para registar as atividades, que pode ser um papel com três colunas: o que foi feito, quais as pendências, o que combinamos fazer para próxima reunião.
Para Mantovani, no entanto, as reuniões diárias só fazem sentido no início do projeto, para dar ritmo à ação. “Depois, o ideal é realizá-las com mais espaçamento, quando houver necessidade”, conclui.
Quer se aprofundar no tema?
Cada empreendedor busca alcançar seus objetivos utilizando técnicas próprias e diferentes formas de organização, e independente das atitudes e tipos de perfil encontrados. Para isso, um dos meios mais efetivos é ter disciplina e determinação.