As diferenças entre custo ou despesa parecem não existir, pois ambos os termos significam a saída de dinheiro do caixa da empresa. Mas cada um tem suas características, e compreender tais diferenciais contribui para o entendimento de como funcionam os gastos do seu empreendimento.
Além disso, ter esse conhecimento favorece a gestão financeira do negócio, já que um levantamento apurado torna os cálculos mais precisos e ajuda a reduzir ou eliminar gastos desnecessários. Assim, o dinheiro poupado pode ser direcionado para fazer investimentos estratégicos que melhorem o desempenho da sua marca.
Confira este conteúdo para compreender as diferenças entre custo e despesa.
O que é custo?
Custo corresponde à quantia gasta para fabricar (confeccionar) um produto. Ou seja, é todo o dinheiro necessário para custear a produção de bens e serviços que fazem parte do catálogo comercial da sua empresa. Assim, os custos são essencialmente necessários para a existência de um negócio.
Exemplos de custos:
- mão de obra;
- matéria-prima;
- embalagens;
- reparo de máquinas e equipamentos.
O que é despesa?
Despesa nada mais é do que o valor gasto com recursos que servem à manutenção da atividade-fim do seu empreendimento. Dessa forma, são direcionados para demandas que não impactam o produto de forma direta.
Exemplos de despesas:
- alimentação fornecida para os funcionários;
- contas de consumo (água, luz, gás, internet etc.);
- gastos com estrutura;
- materiais de escritório.
Qual é a diferença entre eles?
Custo é um gasto diretamente relacionado aos recursos usados na fabricação de bens e serviços. Ou seja, estão vinculados à produção ou à atividade-fim de uma empresa, como a compra de matéria-prima, a folha de pagamento dos funcionários e o aluguel do prédio.
Já as despesas correspondem aos gastos relacionados à continuidade do negócio, mas não estão ativamente envolvidos com o produto ou serviço final oferecido. Alguns exemplos de despesas são: conta de telefone e internet, comissões de venda, consumo de combustível, pagamento de fretes etc.
Saber diferenciar esses dois termos fica mais fácil considerando um exemplo simplificado. Imagine uma série de produtos de decoração nas prateleiras de uma loja de artesanato. Os custos dos itens vendidos correspondem ao dinheiro gasto desde a compra da matéria-prima até a chegada deles no estoque. Já as despesas incluem todos os outros gastos necessários para manter a loja funcionando.
Com essa diferença clara, o planejamento financeiro é mais eficiente e é possível gerenciar mudanças necessárias para melhorar a produção e rentabilidade da empresa, além de auxiliar no crescimento e nos objetivos a longo prazo.
O que são custos fixos e variáveis?
Além das diferenças entre custos e despesas, é necessário compreender também que os custos são classificados em duas categorias distintas.
Custos variáveis
Custos variáveis mudam de acordo com o volume de produção e as atividades desempenhadas na empresa. Fazem parte dos procedimentos de fabricação e são registrados como custo dos produtos produzidos e vendidos. A matéria-prima gasta na produção é um tipo de custo variável.
Considere uma pedicure que presta serviço a domicílio como exemplo. O custo com a compra de esmaltes pode variar, já esse produto vem de indústrias e outros fornecedores que podem modificar o valor dos produtos de acordo com variação da inflação, demanda e quantidade de matéria-prima, por exemplo.
Custos fixos
O custo fixo é um gasto que marca presença de forma contínua. No entanto, é válido dizer que o custo fixo não significa que seja sempre o mesmo valor. Ele ocorre mensalmente, e isso independe do número de vendas ou serviços prestados.
Alguns exemplos são o aluguel do estabelecimento (prédio) da empresa, de uma máquina e os salários pagos aos colaboradores.
Imagine o caso de uma fábrica de confecção de roupas. Em um mês, ela produz 2.000 camisetas, enquanto no mês seguinte, a produção pode atingir 2.500 peças ou cair para 1.500. Em qualquer um dos cenários, os custos fixos, como aluguel e manutenção periódica de equipamentos, se mantêm, pois não dependem da rotina produtiva ou do desempenho comercial do empreendimento.
O que são despesas fixas e variáveis?
Assim como os custos, as despesas também são classificadas em suas categorias diferentes.
Despesas fixas
São aquelas que não têm relação direta com o custeio do produto, tanto na compra de mercadorias quanto na produção. Isso significa que independentemente das vendas ou dos gastos de fabricação, as despesas fixas permanecerão as mesmas.
Alguns exemplos incluem impostos, tributos, taxas bancárias, seguros e outros. Ou seja, são despesas que marcam presença mesmo se o negócio vender mais ou não.
Despesas variáveis
São relacionadas à parte operacional da empresa — não confundir com custos. Despesas variáveis são chamadas assim porque seus gastos variam conforme a produção, a logística, as vendas ou alguma outra atividade do negócio.
Mesmo não estando diretamente ligadas à produção, as despesas variáveis têm forte relação com essa realidade operacional. Alguns exemplos são:
- comissões de venda;
- combustível de veículos;
- energia elétrica;
- frete pago pelo recebimento de matérias-primas;
- gasto com entrega dos produtos aos clientes.
Como o empreendedor pode montar uma estratégia para não afetar sua gestão?
A gestão de custos e despesas deve ser realizada com eficiência para não cometer erros no controle e nos cálculos financeiros da empresa. Veja como montar uma estratégia mais dinâmica e precisa para o sucesso econômico do seu empreendimento.
Analise periodicamente os custos e despesas
Na preocupação extrema para reduzir gastos, é comum que alguns empresários façam cortes sem critério e, com isso, acabem eliminando recursos essenciais. Para evitar esse problema, é preciso garantir um diálogo constante entre a administração e o financeiro do negócio.
Uma sugestão é montar um histórico com todas as saídas. Dessa forma, é possível detectar gastos desnecessários que afetam a produtividade e a qualidade dos serviços.
Faça a projeção do fluxo de caixa
Projetar o fluxo de caixa e registrar os prazos de pagamento e recebimento de seu empreendimento é indispensável para administrar o dinheiro da sua empresa de forma estratégica. Assim, você tem grandes chances de negociar pagamentos para suportar os meses de baixa sem pagar juros mais altos, beneficiando sua margem de lucro.
Automatize processos
A automação de tarefas e obrigações manuais ameniza gastos e diminui erros humanos causados por desatenção e sobrecarga. Além disso, a digitalização elimina custos com cópia e armazenamento de documentos físicos. Sem falar na adoção de ferramentas de comunicação que facilitam o contato entre colaboradores e setores.
Melhore a gestão de fornecedores
Para reduzir custos e despesas de forma considerável, uma recomendação é fechar parcerias com bons fornecedores para garantir descontos em gastos operacionais diretos e indiretos. Para isso, estabeleça uma relação ganha-ganha entre as partes, a fim de tornar tais colaborações mais econômicas e duradouras.
Invista no marketing econômico
Uma dica para minimizar gastos e aumentar o faturamento é utilizar o marketing digital por meio das redes sociais e canais de contato (e-mail, SMS, WhatsApp etc.). A ideia é tornar as abordagens comerciais mais econômicas ao mesmo tempo em que traz mais clientes para você.
Para isso, abuse da criatividade e envolva seu público-alvo na divulgação do produto. Marcar presença na internet é fundamental para economizar recursos (tempo e dinheiro) e se manter próximo aos consumidores.
Diferenciar custo e despesa é uma tarefa de grande importância para a gestão estratégica de uma empresa, pois a precisão desses gastos é essencial para realizar cálculos realistas a respeito da saúde financeira dos negócios. Portanto, não deixe de gerenciar esses valores com frequência para garantir o sucesso do seu empreendimento.
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