Realidade na vida de profissionais autônomos há algum tempo, o trabalho remoto vem se consolidando como uma tendência nos últimos anos em empresas de diversos setores e portes, muitas delas já criadas sob esta estrutura. Esse movimento foi catalisado principalmente a partir da pandemia da covid-19: o que começou como uma solução temporária para garantir a continuidade das operações durante o isolamento social foi percebido como uma prática vantajosa para muitos negócios ao oferecer flexibilidade, economia e até aumento da produtividade.
Assim, passada a crise sanitária, a adoção do home office tem hoje muitos novos adeptos. E, com as equipes inteiras trabalhando e cumprindo suas tarefas de casa, surgem desafios para as lideranças: como gerir as demandas? Como saber se as pessoas estão sendo produtivas? Como se comunicar efetivamente sem contar com as conversas rápidas ou reuniões repentinas do presencial?
Sem a possibilidade de perceber a energia no ambiente de trabalho físico, o perigo dos mal-entendidos pode ser ampliado no modelo remoto. Por isso, é crucial estabelecer canais de comunicação eficientes. Veja abaixo algumas dicas de como fazer isso.
O desafio da comunicação no ambiente digital
Para além das preocupações com as diferenças entre os contextos remoto e presencial, é preciso também se atentar ao impacto das novas formas de comunicação na qualidade de vida de funcionárias e funcionários.
O WhatsApp – aplicativo que, de acordo com a pesquisa Panorama Mobile Time (2023) da Opinion Box, está instalado em 99% dos smartphones brasileiros – se estabeleceu como a plataforma padrão para troca de mensagens, conversas em grupos e chamadas. E, com sua adoção generalizada no âmbito pessoal, não demorou para que essa ferramenta também chegasse ao mundo do trabalho.
Entretanto, ferramentas como o WhatsApp aproximam as pessoas e facilitam a comunicação, porém se não utilizadas com bom senso podem se tornar um gatilho para que as pessoas da equipe se sintam acionadas a todo momento, provocando um sentimento de eterna “vigília” sobre demandas que podem ser direcionadas por ali a qualquer momento do dia.
Uma pesquisa divulgada pela Fundação Getúlio Vargas em fevereiro deste ano exemplifica isso. De acordo com o estudo, cerca de 30% dos profissionais enfrentam pressões para se manterem constantemente disponíveis no ambiente de trabalho, enquanto 43% indicam estar sobrecarregados.
O aplicativo foi usado por 82% das organizações que migraram para o modelo remoto durante a crise sanitária, conforme apontado pela Pesquisa Home Office Brasil 2022 (5ª edição), da Sociedade Brasileira de Teletrabalho.
Então, como conciliar o uso dessas plataformas – que viabilizam o trabalho à distância – sem gerar consequências adversas que podem prejudicar o desempenho do seu grupo? É o que veremos a seguir.
Estratégias para uma comunicação efetiva com a equipe remota
Para navegar por este cenário e garantir uma comunicação eficiente, algumas práticas recomendadas incluem:
Estabelecer canais de comunicação específicos: justamente por ser a ferramenta mais popular e conhecida, o WhatsApp acaba sendo a mais utilizada também para as comunicações de trabalho. Mas também por concentrar todos os tipos de conversa, inclusive com amigos e família, pode gerar dispersão na troca profissional, além de eventualmente sobrecarregar colaboradores fora do horário de trabalho acordado. O Slack, Teams, e-mail ou outras ferramentas, podem ajudar a reduzir a sobrecarga de informação e a manter a organização das demandas.
Concentrar a comunicação: evite interrupções constantes. Separe momentos específicos para reuniões e para a prática do feedback e outros para trabalho ininterrupto. Isso aumenta a produtividade e garante que, quando a comunicação ocorrer, ela será focada e eficaz.
Priorizar vídeo: sempre que possível, opte por videochamadas. Ver rostos, mesmo que digitalmente, aproxima a equipe e permite uma comunicação mais rica, incluindo expressões faciais.
Estabelecer rotinas de check-in: conforme a necessidade da equipe, ter momentos para check-ins sazonalmente ajuda a identificar problemas e a alinhar expectativas. Esta prática consiste, basicamente, em cada pessoa expor como está se sentindo no momento, trazendo alguma questão de sua vida pessoal que possa estar influenciando seu comportamento naquele dia. É importante que essa exposição não seja obrigatória, mas que o ambiente seja seguro para o time desabafar sobre essas questões pontuais que podem impactar na produtividade de cada um.
Escolher bem as ferramentas de acompanhamento: existem inúmeras ferramentas e plataformas projetadas para facilitar o acompanhamento do trabalho à distância: Teams, Slack, Trello, Google Drive, entre outras. A chave está em escolher a que se alinha às necessidades da sua empresa e equipe.
Estabelecer objetivos claros e definir responsabilidades e prazos também ajuda a manter o time alinhado e focado, reduzindo a necessidade de acompanhamento constante. Manter todos informados é uma prática saudável na condução da empresa.
Ser uma liderança acessível: mantenha um canal direto e eficaz de comunicação com todos da sua equipe. Mesmo que cada profissional saiba o que deve ser feito, é importante que possam contar com orientação e direcionamento quando necessitar.
A distância não deve ser um impedimento para a comunicação e a solução dos problemas. Quanto mais alinhamento com a equipe, mais os responsáveis pela gestão terão retorno e compartilhamento de informações. Estimule no seu grupo essa relação de parceria na qual, caso necessitem, os colaboradores saibam como e quando entrar em contato com você.
Alimentar a cultura de feedbacks: assim como no trabalho presencial, as avaliações e retornos construtivos são essenciais no modelo remoto. E isso é diferente de simplesmente apontar erros e acertos.
O momento do feedback precisa ser um espaço aberto para a comunicação, permitindo que a liderança compreenda as necessidades da equipe e vice-versa. Essa prática, se feita de forma consistente, possibilita que o grupo compreenda quais aspectos precisam ser aprimorados e que a liderança, por meio dos feedbacks ascendentes, receba as críticas e sugestões sobre a empresa, o que inclui as percepções sobre o fluxo de demandas e comunicação.
Criar espaços para interação informal: a socialização não deve ser esquecida. Proporcione encontros em que a equipe possa interagir, mesmo à distância. Sem a pressão das tarefas, essas reuniões podem replicar os momentos de relaxamento do ambiente presencial.
Tenha atenção ao bem-estar do time: algumas ações com foco na motivação e bem-estar das pessoas podem ser facilmente aplicadas independentemente da estrutura do negócio. Um exemplo é possibilitar a flexibilidade no horário de trabalho, uma prática que ganha mais força com o modelo remoto.
Dependendo do ramo da empresa, focar na entrega das demandas dentro do prazo pode ser mais estratégico do que manter um horário rígido de trabalho, por exemplo. Desta forma, cabe à colaboradora ou ao colaborador organizar suas tarefas e ter senso de urgência, o que contribui para desenvolvimento da autonomia.
Este, aliás, é um dos fatores mais valorizados por profissionais atualmente, de acordo com a pesquisa Futuro do Trabalho: onde estamos e para onde vamos (2023), realizada pela plataforma Futuros Possíveis em parceria com o Opinion Box. Entre as pessoas consultadas, 74% concordam que a satisfação no trabalho vai muito além do salário, que lidera o ranking de relevância, com 40% das respostas. Na sequência, aparecem, justamente, a flexibilidade de horários e a autonomia para exercer a função na empresa, respectivamente, com 31% e 30% de preferência.
Diante da distância, demonstre também sua preocupação sobre como seu time está trabalhando, se conta com um ambiente favorável e com os recursos ideais para entregar bons resultados. Pode acontecer de um excelente funcionário não ter estrutura emocional e familiar para um trabalho remoto, por exemplo. Desenvolva a sensibilidade para perceber essas limitações e se mantenha disponível para que as pessoas se sintam confortáveis em expor essas situações.
Em um mundo cada vez mais virtual, esta é uma realidade que veio para ficar. Por isso, essas estratégias de comunicação são importantes para que, mesmo à distância, a equipe se sinta ouvida, compreendida e valorizada.