Todos os finais de ano o pensamento de grande parte dos empreendedores e empreendedoras se concentram no aumento das vendas e nos planos para consolidar o negócio no ano seguinte. No entanto, para começar bem o ano seguinte, é preciso estar com as contas e impostos em dia, um processo feito por meio do balanço contábil.
E é sobre isso que falaremos a seguir e mais:
– Quais documentos você precisa para fazer o balanço da sua empresa
– Conheça a técnica do Balanço Perguntado
– O que é balanço patrimonial
A administradora de empresas Dra. Dariane Fraga, professora ProCED/FIA e diretora do Canal Minha Empresa Com Valor, acredita que é preciso ter disciplina e acompanhar, mês a mês, os números que compõem o balanço. Assim, a empresa vai obter os indicadores financeiros corretos para as tomadas de decisão. “Eu acredito que a maioria dos pequenos negócios brasileiros não mantêm a documentação fiscal necessária para elaboração do balanço contábil”, diz. De acordo com Dariane, os números não representam a realidade da empresa.
Para a professora, a responsabilidade por fornecer os dados fiscais para o balanço é de quem está a frente do negócio. A contabilidade, interna ou externa, elabora os demonstrativos. “O balanço e demais documentos contábeis e fiscais precisam ser confirmados por um profissional de contabilidade certificado”, diz a especialista.
Os documentos fiscais devem ser encaminhados mensalmente para o contador preparar o balanço. Dariane destaca dois demonstrativos financeiros que não podem faltar nessa lista: o DRE, Demonstração do Resultado do Exercício, e o balanço patrimonial. “Para que os demonstrativos sejam apurados pela contabilidade é imprescindível que a empresa encaminhe os documentos fiscais que comprovam as transações”, afirma.
O balanço contábil é importante para facilitar o acesso da empresa a linhas de crédito mais baratas, por exemplo. “A falta dos demonstrativos financeiros contábeis dificulta o empréstimo e também a compra de bens”, alerta Dariane. Entretanto, antes de contratar um contador, é importante verificar se o profissional é certificado pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC) de cada estado.
Técnica de Balanço Perguntado
A professora do PROCED/FIA explica que empresas de todos os portes, independentemente de ser exigido ou não pelo fisco, devem elaborar o balanço fiscal ou gerencial, inclusive as MEIs. “Grandes companhias fazem balanços mensais. O ideal, nas menores, é que esse controle seja realizado pelo menos a cada três meses”, ensina.
Dariane esclarece que há uma técnica bastante eficaz, e simples, para fazer o acompanhamento dos números da empresa: o Balanço Perguntado. “É uma técnica de levantamento das informações financeiras por meio de questionamento ou levantamento interno de números”, diz. O Balanço Perguntado costuma ser usado em empresas que não apresentam uma contabilidade regular – é possível obter alguns modelos de planilha eletrônica na internet.
Para elaborar o Balanço Perguntado é preciso reunir informações relativas ao seu faturamento, custos, despesas, bens, direitos e dívidas. Dariane explica que, na contabilidade, de maneira resumida, o faturamento total deduzido de impostos gerados, custos e despesas permite o cálculo do lucro do período. A soma de bens e direitos corresponde ao ativo; o conjunto das dívidas representa o passivo e a diferença dos dois é chamada de patrimônio líquido.
“As informações levantadas pelo balanço perguntado não são aceitas pelos bancos, que exigem uma certificação contábil oficial”, diz a especialista. Entretanto, preencher essa planilha ajuda a empreendedora a conhecer com os números reais da empresa e com isso tomar melhores decisões.
Para Dariane, quem não faz um balanço periódico corre vários riscos, como o de perder o controle dos números do negócio e também o de ser fiscalizado e autuado por falta dessas informações (para alguns regimes tributários). Ela explica que, para manter o controle financeiro do empreendimento, a empresa deve elaborar os demonstrativos fiscais ou gerenciais, independentemente de ser exigido ou não pela legislação fiscal.
“Um balanço bem feito traz informações importante para a gestão eficiente da empresa. Isso passa mais credibilidade para fornecedores, clientes e os bancos”, conclui Dariane Fraga.
Confira agora os principais termos que você precisa saber para conduzir o balanço em seu empreendimento:
– Ativo
É o conjunto de bens e direitos da empresa como dinheiro em caixa, no banco, estoque, maquinários etc.
– Passivo
É o conjunto de obrigações da empresa como por exemplo dívidas, empréstimos, financiamentos, salários, encargos e tudo o que precisa ser pago.
– Patrimônio Líquido
Representa o volume de recursos da empresa. É igual ao total dos ativos (bens + direitos) menos o total das obrigações.
– DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício)
É a demonstração de receitas, despesas e lucro, compondo o resumo financeiro dos resultados operacionais e não operacionais de uma companhia. Para fins legais, o DRE abrange o período estabelecido como exercício financeiro, que normalmente vai de janeiro a dezembro (12 meses). Pode ser elaborado mensalmente, para fins administrativos, e trimestralmente, para fins fiscais.
– Balanço Patrimonial
É uma fotografia da empresa no final de cada período analisado. Deve constar, de um lado, os Ativos, que são os bens da companhia, e os direitos (aplicações financeiras, valores a receber). No outro lado, as obrigações para com terceiros (Passivo) e para com os proprietários do negócio (Patrimônio Líquido).