As notas fiscais são certificados indispensáveis para o registro das transações financeiras e para a organização contábil de qualquer empresa. Por essa razão, pensar nas formas de emissão desses documentos também deve fazer parte do business plan de um negócio.
Além disso, as notas fiscais são importantes instrumentos de combate à sonegação fiscal. Por isso, são classificadas de acordo com a realidade e atividades de cada empresa, sendo possível emiti-las até mesmo como pessoa física.
Seja qual for a sua situação, neste artigo vamos ajudar você a entender melhor:
- como emitir uma nota fiscal;
- quem precisa emitir nota;
- diferentes modalidades de nota fiscal.
Qual é a importância da nota fiscal?
A nota fiscal é o documento oficial que comprova que determinada venda de produto ou prestação de serviço ocorreu, isto é, registra que houve uma transação comercial. Esse registro pode ser utilizado para diversos fins, como:
- fiscalização do fisco federal, estadual e municipal;
- situações de negociação com clientes;
- realização de devoluções e trocas de produtos;
- acionamento de garantia;
- gestão das finanças da empresa;
- abatimento do imposto de renda (a depender do tipo de serviço prestado).
São diversas as aplicações que podem ser dadas à nota fiscal. A função mais importante desse documento é manter seu negócio dentro da legalidade, já que ele valida as transações e contribui para a geração adequada dos tributos. Dessa forma, evitam-se situações indesejáveis com os órgãos fiscalizadores.
É importante não confundir a nota fiscal com o cupom fiscal. Enquanto o cupom apresenta apenas as informações da compra e da empresa, a nota é mais abrangente e inclui os dados do consumidor.
Dessa maneira, o cupom é aquele documento que é emitido quando compramos em um supermercado, em um restaurante ou em uma loja de roupas e a nota fiscal é geralmente utilizada em compras de maior valor, como um automóvel, em e-commerces e no comércio entre PJs.
Também entra nessa comparação a forma de emissão de cada um desses documentos. O cupom só pode ser emitido por meio de uma impressora fiscal autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do relativo estado. Já a nota fiscal pode ser emitida por meio eletrônico e não precisa ser impressa.
Quem deve emitir a nota fiscal?
Se você tem dúvidas sobre quem deve emitir notas fiscais e em quais situações, não se preocupe. Nos próximos parágrafos, você terá todas as informações que precisa.
Em primeiro lugar, é importante entender que existem diferentes tipos de notas fiscais. Por exemplo:
- Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e);
- Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e);
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFAe).
Ao todo, a legislação brasileira reconhece 13 tipos diferentes de notas fiscais. Cada uma delas é usada para um fim específico que considera a atividade comercial, a natureza jurídica da empresa e o tipo de produto comercializado ou serviço prestado.
Mesmo que existam diferentes categorias de notas fiscais, uma coisa é certa: como regra geral, todo tipo de transação comercial deve ser registrada em nota fiscal. Logo, toda vez que você recebe valores em troca da venda de produtos ou da prestação de serviços, o documento deve ser emitido.
Dito isso, fica claro que não há muito mistério quando o assunto é quem deve emitir nota fiscal. Entretanto, existem algumas situações em que a emissão é opcional. Acompanhe, a seguir, quando isso ocorre.
MEI
A formalização de profissionais por meio do registro de MEI (Microempreendedor Individual) apresenta diversas vantagens, como benefícios previdenciários, possibilidade de negociar com órgãos públicos e obtenção de apoio técnico do Sebrae.
Outra importante vantagem da constituição de pessoa jurídica (PJ) pelo MEI é não precisar emitir nota fiscal para todas as suas transações. De acordo com a legislação vigente, a emissão de notas só é obrigatória para o MEI quando há relação comercial com outras empresas.
Em outras palavras, a emissão é opcional para o MEI que realiza qualquer tipo de transação com pessoas físicas — a não ser quando o cliente exige o documento.
Pessoa Física
Muita gente não sabe, mas uma pessoa física (PF) também pode emitir nota fiscal. Embora seja incomum, pessoas que não possuem CNPJ, mas precisam do documento, podem recorrer à Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFAe).
Esse tipo de nota fiscal também é utilizado por produtores rurais e microempreendedores que não costumam emitir muitas notas, além de micro e pequenas empresas que não possuem Inscrição Estadual. Quando se trata de pessoa física, essa emissão pode ser necessária quando solicitada por uma PJ em algum tipo de transação.
Para ficar mais claro, imagine que você vai trocar o sofá da sua casa e conseguiu vender o antigo para uma ONG do seu bairro. Essa ONG, para fins de prestação de contas, pode exigir algum documento que comprove a transação. Nesse caso, esse documento pode ser a NFAe.
O mesmo ocorreria para alguém que vai prestar esporadicamente um serviço para uma PJ. Podemos tomar como exemplo uma professora que é convidada para ministrar um minicurso para funcionários de uma empresa. Por não ser uma atividade recorrente, essa professora não possui CNPJ. Mas, como a empresa precisa de um registro oficial para a sua contabilidade, uma NFAe pode ser emitida.
Como é feita a emissão para cada tipo de modalidade?
Vimos que existem diversos tipos de nota fiscal, e isso pode interferir na forma como é feita a emissão. Entretanto, se considerarmos apenas os documentos fiscais mais recorrentes em sua forma eletrônica, é possível estabelecer alguns passos comuns.
Notas Fiscais Eletrônicas
Se você possui CNPJ, pode seguir os seguintes passos para emitir suas notas:
- Verifique o tipo de nota que sua empresa deve emitir (produto, serviço e consumidor são as mais comuns).
- Adquira um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora. Para NFS-e, verifique a legislação municipal, pois muitas prefeituras não exigem o certificado.
- Faça o cadastro fiscal da sua empresa. Se for um comércio, ele deve ser feito junto à Sefaz do seu estado. Para serviços, junto à prefeitura.
- Escolha o software emissor de notas fiscais eletrônicas que atende às suas necessidades. Há emissores gratuitos cedidos pelos governos estadual e municipal, mas também há softwares pagos que oferecem outros recursos.
- Emita suas notas.
Notas Fiscais Avulsas Eletrônicas
Para pessoas físicas, como mencionamos, existe a emissão de notas fiscais avulsas, sobre as quais cada município tem suas próprias normas. Geralmente, o processo todo pode ser realizado pela internet, por meio do site da prefeitura.
Ao acessar o site, procure as informações da Secretaria Municipal responsável pela emissão de notas e verifique se existe a possibilidade de realizar o cadastro para emissão de NFAe. Se estiver com dificuldades, contate o atendimento do órgão responsável.
Comumente, para essa modalidade fiscal, não há entraves que possam dificultar a aprovação do cadastro ou atrasar a sua emissão. Então você não precisa abrir mão de realizar negócios com PJ, pois terá como fornecer o documento fiscal.
Notas Fiscais físicas
Estamos dando ênfase às notas fiscais eletrônicas, pois as físicas se tornaram obsoletas e já não são mais aceitas em diversas situações. Entretanto, se você não tem acesso às notas eletrônicas, verifique junto à prefeitura da sua cidade quais são as exigências.
Geralmente, se você emitir como PJ, deve fazer o registro do bloco de notas fiscais com o órgão responsável. Já se for PF e quiser fazer uma Nota Fiscal Avulsa, não precisará de um bloco registrado, mas é importante certificar-se dos dados obrigatórios que devem constar no documento.
De todo modo, as opções eletrônicas, além de serem mais seguras e ágeis, também contribuem com a redução dos impactos negativos causados ao meio ambiente pela emissão em papel. Até mesmo o cupom fiscal que geralmente é impresso pode ser substituído pelo Cupom Verde, um sistema seguro e 100% online que elimina o uso do papel térmico, o qual contém substâncias tóxicas nocivas aos humanos e meio ambiente.
Independentemente da transação comercial que você vai realizar, existe algum tipo de nota fiscal adequada. Esses documentos são importantes para o cumprimento das exigências fiscais e garantem que as atividades de uma empresa permaneçam na legalidade.
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