Saber utilizar os códigos fiscais é necessário para manter a regularidade tributária e fiscal de uma empresa.
Pensando nisso, preparamos um guia para que você possa conhecer a fundo o significado de siglas recorrentes para a maioria dos negócios, como CFOP, CST, NCM e CEST. Neste artigo, você aprenderá também qual é a importância econômica e jurídica desses códigos e o que eventuais erros no preenchimento de uma nota ou documento podem causar. Vamos lá?
CFOP
O Código Fiscal de Operações e de Prestações é um código de 4 dígitos utilizado em notas fiscais eletrônicas e outros documentos fiscais para identificar operações e prestações.
Seu preenchimento é obrigatório em todos os documentos fiscais de uma empresa sempre que ocorrerem operações relativas à circulação de bens e mercadorias ou prestações de serviços de transporte e comunicações.
O objetivo principal do CFOP é identificar operações, especialmente em relação à sua origem – estadual, interestadual ou internacional. Ele também serve para indicar se uma operação terá interferência no recolhimento de impostos. Todas as notas fiscais emitidas devem ter o CFOP pois é por meio dele que as autoridades podem fazer a conferência e correta cobrança de tributos.
CST
O Código de Situação Tributária (CST) classifica e identifica diferentes situações fiscais das operações sujeitas ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Ele é utilizado para indicar a forma de tributação de uma operação, considerando a natureza da mercadoria, a localização das partes envolvidas e a legislação tributária aplicável.
Composto por três dígitos, esse código aparece nas notas fiscais eletrônicas geradas a partir de vendas, tanto de produtos nacionais quanto importados, e é bastante importante para manter a regularidade tributária das empresas, já que eventuais equívocos podem resultar em declarações fiscais incorretas e, consequentemente, sanções por parte da Receita.
NCM
O código NCM é a sigla para Nomenclatura Comum do Mercosul e é usado tanto no mercado interno quanto no comércio exterior. É um código de 8 dígitos, utilizado pelos países que fazem parte do Mercosul. Além de identificar o produto e a sua categoria, o código CNM é fundamental para determinar quais são os tributos envolvidos nas operações de exportação e importação de produtos industrializados.
Ele também é utilizado como base para o estabelecimento de direitos de defesa comercial, dados estatísticos de importação e exportação entre os países que compõem o Mercosul, identificação de mercadorias para efeitos de regimes aduaneiros, entre outros aspectos.
CEST
O Código Especificador da Substituição Tributária (CEST) é um código numérico que identifica os produtos que incidem no regime de substituição tributária do ICMS. Ele foi criado para padronizar a definição dos produtos no país, evitando possíveis divergências entre legislações estaduais.
Através do CEST, é possível determinar a alíquota do ICMS e os demais impostos que incidem sobre a operação de venda de determinado produto. Seu uso é obrigatório para todas as empresas que vendem produtos sujeitos à Substituição Tributária do ICMS.
Erros nos códigos podem levar a multas e penalidades
Em meio à variedade de códigos, erros tributários podem ocorrer, ocasionando problemas para o seu negócio, como multas e perdas de diversas facilidades fiscais. Por isso, é muito importante corrigi-los, se possível, assim que identificados.
A chamada “denúncia espontânea” é um instrumento previsto no Código Tributário Nacional (CTN), através do qual o devedor admite à Fazenda que praticou uma infração tributária e paga os impostos em atraso e possíveis juros. Dessa forma, ele fica dispensado de pagar multa.
A justificativa para a existência deste instrumento, além de valorizar um comportamento considerado adequado ao identificar uma irregularidade fiscal, também é reduzir os custos para a Administração Tributária, que não precisará instaurar um processo de fiscalização.
Para que a denúncia espontânea seja eficaz e afaste a incidência da multa, é necessário o preenchimento de três requisitos cumulativos:
· a) “denúncia” (confissão) da infração;
· b) pagamento integral do tributo devido com os respectivos juros moratórios;
· c) espontaneidade (confissão e pagamento devem ocorrer antes do início de qualquer procedimento fiscalizatório por parte do Fisco relacionado com aquela determinada infração).
Já quando a Receita Federal reconhece o equívoco, os problemas naturalmente são mais graves. Ao errar o código NCM, por exemplo, o contribuinte pagará multa de 1% sobre o valor aduaneiro em questão quando o valor da mercadoria for superior a R$500. O próprio site da Receita Federal detalha as consequências para classificações incorretas
O que acontece se não emitir a nota fiscal?
Lembre-se de que a falta de emissão de notas fiscais é considerada sonegação de impostos e, dependendo da situação, o infrator pode ser detido. A Lei 8.137 diz em seu artigo 1º, inciso V:
Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: […]
V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.
Como evitar os erros na emissão de notas fiscais?
· Tenha bastante atenção na hora de preencher os dados: parece óbvio, mas essa é a principal dica. Um método que pode ajudar é criar um checklist e fazer com que os responsáveis pela emissão das notas verifiquem sempre valores, prazos, nome do cliente e datas.
· Sempre emita as notas fiscais: lembre-se de que a emissão da nota fiscal é obrigatória em uma transação comercial. A única exceção é quando envolve um MEI (Microempreendedor Individual) e uma pessoa física. Portanto, sempre faça a emissão a seus clientes, evitando multas e outras sanções.
· Mantenha registros precisos: guarde e organize as transações e notas fiscais emitidas. Isso facilita a conciliação e a prestação de contas às autoridades fiscais, caso haja necessidade.
· Não confunda os tipos de nota: como abordamos ao longo do artigo, há diferentes tipos de nota, de acordo com segmento e se sua empresa vende produtos ou serviços, por exemplo. Confirme se está emitindo as notas apropriadas e, se necessário, consulte um profissional de contabilidade para fazer essa validação.
· Use a tecnologia para evitar erros: uso de um software de emissão de notas fiscais confiável, como a Omie, ajuda a automatizar processos e, consequentemente, reduzir erros. Geralmente, esses programas têm validações automáticas que garantem a correção das informações.
Como vimos, este é um trabalho que requer cuidado para que uma eventual desatenção não traga prejuízos à sua empresa, tanto no aspecto econômico, quanto jurídico e até mesmo possa arranhar sua reputação e credibilidade. Ao se informar melhor e estar cercado de bons profissionais, seu negócio estará mais seguro e próspero.