Os números de inadimplência não param de crescer no Brasil. Em agosto de 2022, foi registrado um novo recorde: de acordo com o Serasa, 67,6 milhões de brasileiros se encontram endividados, sendo o segmento de bancos e cartões de crédito os principais credores.
Diante desse aumento, é indispensável que as empresas planejem estratégias e usem ferramentas como a régua de cobrança. Já ouviu falar dela?
Para quem tem que lidar com gestão financeira, ela é bastante útil e aplicável para tratar de clientes inadimplentes. Descubra como funciona, nos tópicos a seguir.
O que é régua de cobrança?
Trata-se de uma técnica usada para realizar cobranças de maneira sistemática, ou seja, a régua é um padrão que organiza as etapas do processo, seguindo prazos específicos para combater a inadimplência da clientela. Na prática, ajuda no envio de lembretes de pagamento, informes sobre a fatura atrasada, etc.
Um dos principais benefícios dela é que sua utilização se adapta ao ramo e à necessidade, levando em conta, ainda, o perfil do cliente, com o cuidado de mantê-lo fidelizado. Afinal, nem todos são inadimplentes de modo recorrente.
A régua também considera o melhor canal para se comunicar — seja telefone, seja WhatsApp, e-mail ou todos eles, em momentos diferentes, por exemplo:
- notificações e/ou avisos: os lembretes são enviados pelos próprios aplicativos do dono do celular, quando a fatura está prestes a vencer ou quando o pagamento não aconteceu, alertando-o;
- SMS: voltado para envio de lembretes e código de barras para facilitar o pagamento;
- WhatsApp: é um dos preferidos pela comodidade e pela possibilidade de rapidez no retorno;
- telefone: considerado invasivo e até ineficiente, várias empresas têm optado por substituí-lo pelo WhatsApp ou pelo e-mail;
- e-mail: prático, é uma das formas mais adotadas devido a sua capacidade de incluir mais informações (como a política de cobrança de juros) e a possibilidade de personalização, de cliente para cliente.
Quais são as fases da régua de cobrança?
O processo começa dias antes da data de vencimento da conta em aberto. O período antes fica a critério do analista financeiro, mas em média, são 3 dias ou na véspera da data em si. É enviado um lembrete, reforçando o prazo de pagamento. Não ocorrendo, é hora de iniciar os avisos de atraso.
Aviso de atraso — 1 dia após o vencimento
Imprevistos acontecem, certo? Não é incomum esquecer de pagar uma conta. Por isso, milhares de pessoas aderem ao débito automático, a fim de não precisar mais lembrar determinados prazos e arriscar pagar juros.
Mesmo sendo rotineiro, é importante que a empresa use a régua de cobrança para notificar os inadimplentes logo após a perda do prazo. Desse modo, quem apenas se distraiu ou não teve tempo de efetuar o pagamento vai fazê-lo imediatamente.
Aviso de atraso — 7 dias após o vencimento
Uma semana depois, e o débito continua em aberto? Mais uma notificação. Vale ressaltar que, quando o pagamento não acontece, a cobrança é reativa. Antes do vencimento, é preventiva.
Outro ponto que merece destaque é o tom por trás da mensagem. Ainda que esteja cobrando e a firmeza se faça necessária, lembre-se de manter o discurso amigável, prezando pela cordialidade.
Aviso de atraso — 14 dias após o vencimento
Em geral, esse aviso é o último dado ao consumidor. O seguinte já é uma notificação por voz, quando o débito está aberto há 30 dias. A negativação acontece 15 dias depois, aos 45. Recomenda-se que, nesse momento, a empresa acione os órgãos de proteção ao crédito, como SPC e Serasa.
Como escolher a régua de cobrança?
O meio de pagamento influencia como a cobrança deverá ser feita. Para boletos, por exemplo, a estratégia é diferente da utilizada com quem deve ao cartão de crédito. Portanto, conhecer os modelos existentes é essencial para definir o que melhor atende ao seu negócio. Confira!
Cartão de crédito
Vamos começar pelo mais comum: o cartão de crédito. A régua aplicada por essas instituições financeiras é simples, pois se cobra por meio da própria fatura.
Se o cartão não tiver limite, é recomendado apenas um aviso, caso o vencimento seja ignorado. Toda a comunicação é orientada pela operadora de crédito ou pelo banco responsável.
Boleto
Tratando-se de boleto, é comum que o cliente tenha a opção de escolher o melhor dia do mês para pagar, geralmente, dia 5, 10, 15, 20 ou 30. Oferecer essa alternativa é estratégico, pois se acredita que, ao seguir a preferência dele, seu planejamento financeiro vai permitir realizar o pagamento no dia devido.
A cobrança pode começar dias antes do vencimento. Mesmo que a pessoa já tenha o arquivo, é recomendado reenviá-lo para agilizar, a não ser que a credora cobre pela emissão. Isso facilita para o empreendedor e para o cliente.
Transferência/Depósito
Similar ao boleto, a forma de cobrar transferências ou depósitos tem uma diferença: é preciso destacar o valor atualizado para que inclua o pagamento dos juros, de acordo com o tempo de atraso. Para ficar claro, informe como funciona a política de cobrança de juros nas faturas.
Como enviar os avisos, na prática?
A régua de cobrança é versátil e pode ser enviada até manualmente para os clientes. No entanto, é importante tornar o processo prático, mesmo para empresas que têm pouco tempo de mercado e menos clientes. Se a ideia por trás da ferramenta é, justamente, otimizar o processo, não tem por que não investir em sua automatização.
Atualmente, há várias opções de softwares que fazem isso, tendo como base o cadastro dos clientes e de seus pedidos. Sua função é limitada a definir os prazos de cobrança que deseja, sempre considerando o meio de pagamento que foi utilizado. Bem prático, não é?
A gestão financeira de toda organização tem gargalos e desafios. A régua de cobrança foi criada, justamente, para moderar a inadimplência, estruturando o processo de cobrar e o tornando mais eficiente. Para isso, é importante contar com um software confiável e uma boa equipe para conduzi-lo no dia a dia.
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