Abrir uma micro ou pequena empresa é bem mais fácil hoje em dia, graças aos melhores incentivos e à informação disponível sobre o assunto. Para que esse negócio ganhe destaque e cresça, você deve se preparar para organizar o orçamento em momentos de instabilidade econômica.
Todo mercado tem seus altos e baixos. Novas tendências surgem regularmente, o que afeta a demanda pelos seus produtos e serviços. E quando ocorre alguma crise, o consumidor tende a cortar gastos. Mas isso não significa que é impossível continuar crescendo. É tudo uma questão de saber como organizar o orçamento para manter um caixa positivo.
Para isso, há algumas boas práticas que você pode seguir para manter suas finanças equilibradas, mesmo em épocas de instabilidade econômica. Quer conhecer quais são?
Neste texto, você verá:
- Pontos de atenção nas finanças da empresa;
- Dicas para organizar o fluxo de caixa;
- Como estabelecer metas para o futuro.
1 – Atenção ao capital de giro
Um dos pontos de atenção é o seu capital de giro. Sua boa gestão é importante para a longevidade da sua empresa.
Também chamado de “capital de trabalho”, esse é o dinheiro que um negócio usa por mês para continuar funcionando. Ele representa o total de todo o dinheiro que entra e sai rapidamente do negócio e mantém sua empresa “girando”.
A forma mais simples de calcular o seu capital de giro é somar o seu capital em caixa, em estoque e contas a receber, depois subtrair as contas a pagar.
Se as despesas forem maiores que os ganhos, a diferença sai do seu valor em caixa e você vai terminar com um capital menor que o inicial. Esse número é um bom indicador da saúde financeira da sua empresa a longo prazo. Quando o capital de giro aumenta, significa que você está ganhando mais do que gastando. Além disso, um capital maior também te dá a oportunidade de reinvestir na sua empresa e fazê-la crescer.
Você pode conferir mais detalhes vendo a nossa trilha completa sobre capital de giro.
2 – Priorize a liquidez do seu capital de giro
Nas empresas, “liquidez” é a capacidade de converter um bem em em dinheiro. Se um produto demora bastante tempo para ser vendido, como um carro, então sua liquidez é mais baixa. Já aqueles que vendem rápido e fácil, como pão, têm liquidez alta. Essa é uma qualidade importante em períodos de instabilidade econômica, pois você pode cobrir prejuízos com mais facilidade.
Se ocorre algum prejuízo, você pode “liquidar” esses bens rapidamente, conseguir os recursos de que precisa e manter o seu capital de giro equilibrado. Se você tem produtos com liquidez o suficiente para suprir o seu capital de giro, fica mais seguro investir seus recursos em bens com menor liquidez, mas que possuem maior retorno.
3 – Faça um controle preciso do seu fluxo de caixa
Acompanhar seu fluxo de caixa, ou seja, o total de todo o dinheiro que entra e sai da empresa, é tão importante como cuidar do capital de giro. Além de saber quanto seu negócio tem na conta, também precisa tomar nota de quanto dinheiro entra, quanto sai, de onde, para onde e quando todas essas transações acontecem.
Conheça seus gastos mais previsíveis — como aluguel do ponto comercial, internet, hospedagem do seu site e salários. Essas despesas tendem a variar bem pouco de um mês para o outro e representam a maior parte das saídas em seu orçamento.
Também existem as despesas variáveis, aquelas que não são sempre necessárias ou cujo valor não é tão fácil de prever. Ainda assim, você pode analisar seus orçamentos passados e ter uma estimativa do piso e do teto de custos. Luz, água, marketing e matéria-prima se encaixam nessa categoria. Mesmo uma estimativa simples já dá uma ideia melhor sobre como se planejar financeiramente.
Aqui, a tecnologia é a sua melhor amiga. Aplicativos de controle financeiro registram essas transações automaticamente, incluindo seus detalhes. Algumas boas opções são Guia Bolso e Mobills. A própria plataforma Itaú tem essa função. Se quiser facilitar um pouco mais seu trabalho, também pode integrar esse recurso com um software de controle de estoque.
4 – Reduza a jornada de trabalho
Quando há menos demanda pelos seus produtos e serviços, também há menos trabalho para a sua equipe na empresa. Ao mesmo tempo, demissões não são sempre a melhor forma de compensar por isso. Quando os clientes retornam, você precisa de um time completo e preparado para recuperar seu ritmo.
A alternativa para os tempos de instabilidade é ajustar a jornada de trabalho, tirando algumas horas por dia ou cortando um dia da semana. Se não há demanda, você pode deixar a equipe em casa e economizar energia e água.
Isso contribui com o equilíbrio financeiro e retém os colaboradores já capacitados que você tem. Depois que tudo estiver sob controle, é só voltar à jornada normal. Mas lembre-se de fazer isso sempre dentro das leis, respeitando contratos. Se necessário, consulte um advogado trabalhista.
5 – Considere digitalizar seu negócio
A digitalização de empresas vem sendo acelerada nos últimos anos e cada vez mais negócios usam lojas virtuais para ampliar suas vendas ou então abriram mãos dos pontos de venda físicos completamente.
Não é todo negócio que funciona assim, mas é certo que sua empresa tem muito a ganhar com os recursos digitais. Lojas online têm baixo custo de manutenção e aumentam o alcance dos seus produtos, usando entregas ao invés de aguardar uma visita presencial.
Redes sociais, por exemplo, dão mais oportunidades de se aproximar dos seus clientes. Você pode coletar várias informações sobre seu público-alvo e adaptar seu trabalho para atender suas demandas.
Um Sistema de Gestão Integrado, também chamado de ERP (Enterprise Resource Planning), também é uma ferramenta para digitalizar processos. Esse é um software que reúne todos os dados da empresa na mesma plataforma. Assim, você terá mais facilidade para analisar seu negócio e desenvolver seu planejamento. A Omie é um exemplo de sistema ERP online e integrado.
À medida que o mercado se recupera, o seu capital de giro também vai se normalizar. E depois desse período de instabilidade, você também terá mais preparo caso ocorra outro período de instabilidade.
6 – Corte os custos desnecessários
Esse é o ponto em que a maioria dos micro e pequenos empreendedores começam a ter dificuldade para organizar o orçamento. Todo negócio tem alguns custos que podem ser cortados sem prejudicar a qualidade do serviço. Em épocas menos favoráveis, quando é mais difícil gerar renda extra, a próxima opção é gastar o mínimo necessário e reduzir desperdícios.
O planejamento tributário também é uma boa saída. Ele consiste em avaliar o regime em que a sua empresa está inserida a fim de checar se este é realmente o mais vantajoso. O enquadramento de Lucro Presumido, por exemplo, pode até ser mais vantajoso do que o Simples Nacional. Para ter certeza disso, você pode contar com a ajuda de uma consultoria contábil ou mesmo um advogado tributário.
7 – Faça projeções para o futuro
O maior benefício de organizar o orçamento não é só manter o controle das finanças hoje, mas poder prever como elas serão no futuro. Se você tem ao menos uma ideia de como vai ficar o seu fluxo de caixa nos próximos meses, pode planejar suas metas de acordo.
Para realizar essas estimativas com eficiência, basta você levar em conta o seu orçamento atual e adicionar fatores extras que possam influenciar esses números: variação nos preços de material, tributos, flutuação na demanda, etc. Um bom business plan (plano de negócios) deve incluir também algum espaço para essas variações.
Com todos os números da empresa em mãos, você tem um bom ponto de partida para definir as metas financeiras do seu negócio. Ter um objetivo bem claro, mensurável e alcançável vai direcionar suas decisões empresariais.
É importante que as metas sejam definidas, que você tenha como acompanhar os resultados, que haja um prazo limite para elas acontecerem e que elas estejam dentro das suas possibilidades.
Por exemplo: se a sua projeção de custos para os próximos dois meses está 5% maior que a de faturamento, então você já tem uma meta e um prazo. Depois disso, você pode estabelecer como meta aumentar a rentabilidade do negócio em 10% nos próximos três meses.
8 – Crie um fundo de reserva
Mesmo em períodos de adversidades, ainda é importante separar um pouco para as emergências. Se você terminou o mês no positivo, então é uma boa ideia mandar ao menos 10% do seu lucro para um fundo de reserva.
A ideia é a mesma de um orçamento pessoal. Daqui a alguns meses, essas economias podem salvar você de alguma dívida ou permitir aproveitar uma nova oportunidade de mercado.
Existem várias maneiras de montar esse fundo de reserva. O mais comum é uma poupança, onde o seu dinheiro fica preservado e rende um pouco a cada mês. Porém, você também pode buscar fundos de investimento com rentabilidade maior que a da poupança sem necessariamente incorrer em algum risco de perda. Como as possibilidades são variadas, o ideal é fazer um teste para conhecer o seu perfil de investidor e escolher as opções que mais têm a ver com você.
Investimentos em renda fixa, por exemplo, como Tesouro Selic, CDB, LCA e LCI, são ótimos para quem não quer correr riscos e ter uma ideia de quanto vai lucrar ao realizar o saque.
9 – Pense em seus investimentos em longo prazo
Se você seguiu todas essas práticas até agora, então deve ter alguns recursos para investir em seu negócio. O que é ótimo, mesmo em momentos de escassez.
Por exemplo, investir em lâmpadas fluorescentes ou de led para o seu ponto comercial tem um custo maior agora, mas reduz o consumo de luz por vários meses. Trocar o sistema de gestão do negócio proporciona mais segurança e produtividade depois de um período de aprendizado.
Acima de tudo, você deve ter disciplina. Monte um plano e siga-o em sua empresa. Reduza seus riscos e, com certeza, sua companhia vai continuar aberta em cenários mais complicados, pois vai alcançar um patamar de estabilidade escalonável. Que tal aproveitar e conferir essa trilha de aprendizado com dicas de como gerar impacto positivo para o seu negócio?
Portanto, com essas boas práticas, você também pode organizar o orçamento para passar por esse período com tranquilidade e continuar com um crescimento continuo em seu negócio.