Administrar o fluxo de caixa e prevenir o seu descasamento (quando as contas a pagar vencem antes de você receber o que é devido) devem ser prioridades na rotina de todos que estão empreendendo. “O objetivo é assegurar que as empresas tenham mais recebimentos do que pagamentos, e que esses recebimentos e pagamentos estejam sincronizados”, explica Virginia Izabel Oliveira, professora de Finanças da Fundação Dom Cabral.
Além disso, o fluxo de caixa é um dos principais fatores a considerar ao tomar decisões financeiras — de aplicação e de captação de recursos.
A seguir, você entende:
- Como e por onde começar a gerir o dinheiro da sua empresa
- Dicas e boas práticas para não se perder no fluxo de caixa
E muito mais!
1. Registre os valores e as datas das contas a pagar e a receber
O registro das contas, junto da comparação das mesmas, é o tipo mais simples de fluxo de caixa, que é o financeiro. Já o caixa econômico é o mais complexo, pois leva diversos fatores em consideração. “Quem está empreendendo deve conhecer os valores e as datas das contas da sua empresa”, afirma Virginia.
Entre as contas a pagar, estão as operacionais ou cíclicas — como o fornecimento de matérias-primas, os bens e serviços e os salários — e as financeiras ou erráticas, ou seja, o imposto de renda, os juros, os dividendos e os empréstimos. Já as contas a receber são, em geral, as vendas a prazo.
2. Compare suas contas a pagar com as contas a receber
Para calcular a necessidade de caixa de curto prazo, a dica é se organizar e fazer um orçamento de caixa, ou seja, uma comparação entre as entradas e as saídas de caixa previstas. Em geral, essa previsão costuma compreender o período de um ano, e deve ser dividido em períodos menores.
“Fatores como o volume de compras e o de vendas, o tamanho da empresa e o número de moedas estrangeiras envolvidas podem tornar o processo mais ou menos complexo”, diz Virginia.
No caso de incerteza em relação às contas a pagar e a receber, é possível criar vários orçamentos de caixa, sendo um mais pessimista, um mais realista e outro mais otimista, por exemplo. “A indeterminação nas contas a receber tem a ver, principalmente, com o risco de inadimplência”, diz Virginia.
3. Use uma ferramenta de gerenciamento adequada ao tamanho da sua empresa
Para administrar o saldo de caixa, as micro e pequenas empresas podem usar ferramentas simples, como cadernos ou planilhas eletrônicas, segundo Virginia. Já para as empresas de porte mais robusto, os softwares ou sistemas de gestão costumam ser os mais adequados, por causa do elevado volume de dados.
O fato é que, nos dias de hoje, existem opções disponíveis para todos os portes e demandas. Naturalmente, apostar em soluções físicas não costuma ser a melhor ideia, considerando que a tecnologia oferece mais segurança, praticidade e centralização dos dados.
4. Utilize o dinheiro disponível no caso de fluxo de caixa positivo
Quando uma empresa tem mais recebimentos do que pagamentos (e eles estão sincronizados), o fluxo de caixa é positivo. Duas opções para o excesso de caixa são reinvesti-lo no negócio ou aplicá-lo no mercado financeiro. “O intuito deve ser maximizar o lucro da empresa”, afirma Virginia.
Mas como escolher o que fazer com o dinheiro disponível? De acordo com Virginia, para tomar essa decisão, é preciso saber por quanto tempo, aproximadamente, o saldo de caixa deve permanecer positivo.
Se o período for de mais de um mês, uma possibilidade é pagar dívidas, desde que o desconto pela antecipação seja maior que o ganho no mercado financeiro. Outra opção é adquirir estoque e distribuir os lucros e os dividendos entre os sócios, mas somente no caso de não existirem dívidas a serem pagas ou investimentos a serem feitos.
5. Melhore o ciclo financeiro da sua empresa no caso de fluxo de caixa negativo
O saldo de caixa é negativo quando um negócio tem menos recebimentos do que pagamentos em determinado período, ou precisa realizar pagamentos antes de receber. De acordo com Virginia, nessas situações, há três maneiras de melhorar o ciclo financeiro da empresa.
Uma delas é reduzir os prazos dos recebimentos concedidos aos clientes. A outra é negociar com os fornecedores os prazos dos pagamentos. A terceira é girar mais o estoque.
“Mas se o ciclo financeiro estiver correto, as alternativas para a pessoa empreendedora são aplicar capital próprio ou contratar um empréstimo. No segundo caso, é preciso ter cautela, já que, com o crescimento do endividamento, aumenta também o risco do negócio”, explica Virginia.
6. Incentive o cliente a pagar mais rápido
Outra das nossas dicas para que você tenha um melhor fluxo de caixa é motivar o seu cliente a pagar mais rápido. Por mais lógico que isso possa parecer, muitas empresas não contam com medidas efetivas nesse sentido, o que pode aumentar consideravelmente o número de inadimplentes e, consequentemente, trazer problemas ao seu negócio.
Por isso, você pode apostar em ações como o oferecimento de descontos antecipados, calculando qual percentual pode ser oferecido sem comprometer os seus rendimentos. No entanto, é recomendável manter requisitos de crédito rigorosos, com um conjunto escrito de padrões para determinar quem é ou não elegível.
Outras estratégias que podem ser tomadas são a disponibilização de pagamentos parciais, a prorrogação de prazos de vencimento, os reparcelamentos, a exploração de novos meios e a criação de certos benefícios, como o cashback (benefício de dinheiro de volta), que está em alta no momento. O importante é ter em mente que sempre será fundamental aumentar ao máximo a adimplência.
7. Defina as suas principais metas e objetivos
Você já pensou em definir metas e objetivos para o seu fluxo de caixa? Um bom exemplo disso é traçar uma perspectiva das finanças para os próximos 6 ou 12 meses. A ideia pode parecer estranha em um primeiro momento, mas o fato é que pode auxiliar na adoção de medidas economicamente mais certeiras em seu negócio. Como se não bastasse, é uma ação relativamente simples e rápida de ser efetivada.
Você pode fazer uma previsão, que precisará ser atualizada periodicamente, de acordo com as características e necessidades da sua empresa. No varejo, por exemplo, é recomendável fazer isso todas as semanas, enquanto em grandes negócios, isso costuma ser realizado mensalmente, trimestralmente, e assim por diante.
8. Categorize todas as suas despesas e receitas
Categorizar é uma estratégia que ajuda na visualização e no entendimento de dados variados, inclusive, em termos de movimentações financeiras. Por isso, uma dica bastante valiosa para administrar melhor seu fluxo de caixa está em classificar suas despesas e receitas, ou seja, registrar todos os valores e quantias, sejam eles gastos, sejam recebidos.
Dessa forma, a gestão do negócio terá mais facilidade na organização e evitará desperdícios de dinheiro, que são muitos comuns nas empresas. Também é uma maneira inteligente de identificar de onde vêm seus principais lucros e eventuais “ralos” de dinheiro, promovendo mudanças e fazendo os realinhamentos necessários para sua operação.
9. Determine padrões de crédito para os clientes
Os padrões de crédito são as condições mínimas para que seja concedido o crédito para os clientes e é muito mais difícil ter uma boa gestão no fluxo de caixa sem defini-los. Em linhas gerais, é fundamental compreender que existem duas situações que são mais recorrentes e que precisam ser muito bem analisadas para entender qual é o caminho mais vantajoso para o seu negócio.
Quando as exigências são baixas, você tem mais compradores e as vendas sobem rapidamente. Por outro lado, é preciso ter produtos em estoque, e o risco de inadimplência tende a ser maior. Já com exigências elevadas, como falamos, você filtra mais os compradores, mas tem menos negociações. Portanto, analise qual a melhor escolha para o seu negócio.
10. Conte com a ajuda de uma solução de tecnologia
Por fim, não podemos propor dicas para otimizar o seu fluxo de caixa sem falar que é muito recomendável contar com a ajuda de uma solução de tecnologia. A modernidade já faz parte do dia a dia de praticamente todas as pessoas, oferecendo mais agilidade e dinâmica. Na rotina das empresas, portanto, ela pode servir para os mesmos propósitos.
Embora seja possível fazer isso em planilhas de papel ou arquivos, nem sempre será a melhor opção, pois não garante os mesmos níveis de segurança e controle que um sistema de gestão oferece. Contar com um software é uma forma de deixar o trabalho mais prático, facilitando a avaliação dos dados e o planejamento do futuro.
Entre as funcionalidades mais essenciais, podemos ressaltar a criação de relatórios financeiros, a gestão de recursos humanos, a geração de gráficos para a visualização das movimentações, o envio de notas fiscais e assim por diante. Tudo depende do programa escolhido, mas o fato é que, invariavelmente, um bom sistema pode ajudar sua empresa a fugir do prejuízo.
A pessoa empreendedora de sucesso precisa saber de quanto dinheiro precisa, por quanto tempo precisa do dinheiro e quando a empresa deve atingir o fluxo de caixa positivo. Isso serve tanto para escolher entre reduzir os prazos dos recebimentos quanto para negociar com os fornecedores as datas de pagamentos e girar mais o estoque, além de decidir entre aplicar capital próprio e contratar um empréstimo. “Assim, é possível comparar as opções e adotar a mais adequada”, diz Virginia.
Continue nesta trilha de aprendizado e saiba mais sobre como organizar seu fluxo de caixa!