1ª estação – Organização, ferramentas e controles básicos para a empresa agrícola

    Um negócio agropecuário é bastante voltado para a atividade de produção, aos seus aspectos agronômicos e é daí que tudo parte. O modo de produção e o que é produzido vão definir o nível de tecnologia, os insumos envolvidos, os equipamentos necessários, a mão de obra empregada, e a produtividade esperada.

    Para que esta atividade seja bem executada, precisamos ter atenção especial ao planejamento e controle físico da operação. Veremos a seguir estas duas etapas, começando por um dos elementos básicos de gestão de um negócio: o orçamento físico.

  Planejamento: Orçamento físico

    O orçamento físico é uma tabela na qual se projeta a produção esperada e se lista os insumos, materiais, e outros componentes a serem usados no ano. O orçamento físico precisa trazer quantidades esperadas, ou necessárias, distribuídas no tempo durante o ano. Essa tabela então se transforma num cronograma de produção e de uso de insumos e materiais.

    O orçamento físico pode gerar as listas de compras do que será necessário ao longo do ano, bem como servir de base para o planejamento agronômico.

    Dividimos o orçamento físico em quatro seções, conforme seus componentes:

    ·     Plano de Safra;

    ·     Produção Esperada;

    ·     Orçamento Físico da Lavoura: Insumos e materiais para produção;

    ·     Plano de Investimentos: Insumos, equipamentos e materiais para investimento, ou imobilização.

    Ter um bom orçamento físico ajuda numa série de frentes:

    ·     Dá clareza do que, quanto e de quando produtos, serviços e operações serão necessários;

    ·     Permite gerar lista de compras distribuídas no tempo durante a safra;

    ·     Gera uma base para que se possa calcular o caixa necessário para executar esse orçamento durante a safra;

    ·     Permite conciliação entre o que se havia orçado e o que estamos realmente realizando, e conforme vamos percebendo diferenças, corrigimos a execução ou corrigimos o próximo orçamento;

    ·     Vamos ficando mais assertivos na realização do orçamento e na execução a cada safra, na medida em que vamos nos aprimorando;

    ·     Pode servir de base para bonificação de gerentes, na medida em que a execução siga o orçamento com primor;

    ·     Demonstra clareza de propósito e disciplina aos financiadores, e isso tende a melhorar a percepção de risco e, consequentemente, a taxa de juros cobrada em empréstimos com recursos livres.

    Controle físico da operação

    Para que se possa manter um bom acompanhamento gerencial de uma operação há três frentes que precisam ser bem controladas:

    ·     Estoques (e o seu uso)

    Serve para gestão dos custos, evita desperdícios, perdas e fraudes.

    O controle de estoques é feito através de fichas (eletrônicas atualmente) nas quais se dá entrada nos estoques existentes, dá-se entrada nos estoques de produtos conforme vão chegando na fazenda, e dá-se saída conforme cada produto vai sendo usado ou transferido.

    O saldo de cada produto deve corresponder ao que encontramos fisicamente em estoque. Os produtos de maior valor devem ter seu saldo conferido com o volume físico ao menos duas vezes por ano.

    A conciliação entre os saldos de estoques nos controles e os volumes físicos em estoque nas fazendas é muito importante, pois ajuda a capturar erros e fraudes, e aumenta a disciplina entre os funcionários envolvidos de manterem apontamentos corretos.

    ·     Produção e produtividade

    Serve para acompanhamento da produtividade, aferição da necessidade de reposição de fertilidade e projeção de receitas.

    A produção agrícola esperada resulta da produtividade buscada multiplicada pela área de produção de cada cultura. Por exemplo: se esperamos 70 sacas de soja por hectare em 2.000 hectares, projetamos uma produção de 140.000 sacas:

·         Produção comprometida

    Lembre-se que parte da produção acaba ficando travada desde a partida de cada safra por barter com insumos, arrendamento pago em produto. Soma-se a isso as fixações de preços no mercado físico e no mercado financeiro e a cada transação dessas deve-se buscar fechar um tanto em insumos, quando estamos no inicio da safra.

    Como todas essas práticas comerciais comprometem parte da produção, é importantíssimo que mantenhamos um bom controle do que já está comprometido e do que está em aberto.

    O ponto de partida para acompanhamento da Produção Comprometida é o cálculo da produção esperada, da qual vamos deduzindo cada compromisso assumido. A parcela da produção que vai sendo já comprometida para ser usada fisicamente precisa ficar fora do volume que está disponível para vendas.

    Uma palavrinha sobre travamentos: Ter uma parte da produção comprometida ajuda muito na gestão de risco, pois evita os “altos e baixos” nos resultados. Sugerimos distribuir as vendas da produção ao longo do tempo, parcelando vendas e travamentos um pouco de cada vez, sempre buscando ir mantendo a relação de troca entre vendas e compras de insumos.

Ter um bom controle de Estoques:

· Permite controle do uso de insumos e redução de desperdícios;

· Permite manter estoque sempre acima do mínimo para insumos e peças críticas;

· Chama a atenção para estoques desnecessários ou de baixíssimo giro (capital mal empregado);

· Reduz propensão a perdas e fraudes;

· Permite capturar fraudes mais rapidamente;

· Permite controlar custos, na medida em que as saídas de estoques sejam refletidas em lançamentos de despesas.

Ter um bom controle de Produção e Produtividade por talhão:

· Permite ajustes de técnicas agronômicas para otimizar produtividade conforme seguimos resultados de safra a safra;

· Permite comparar produtividades conforme técnicas empregadas e com produtores semelhantes para adoção de melhores práticas e melhorias técnicas;

· Permite planejamento de fixações e vendas de acordo com volume disponível;

· Oferece informação aos financiadores de forma clara e pronta, e isso tende a melhorar a percepção de risco e, consequentemente, a taxa de juros cobrada em empréstimos com recursos livres.

Ter um bom controle de Produção Comprometida com fixações e pagamento de dívidas em produto:

· Permite gestão de risco de mercado (preços) em proporção ao volume produzido;

· Permite que reservemos produto disponível suficiente para cobrir os compromissos de entrega;

· Evita exposição a compromissos de entrega de produtos à descoberto (sem produto reservado);

· Evita over-hedging, ou seja, travamentos de produção não disponível;

· Permite acompanhar a formação de preço médio, na medida em que vamos fazendo fixações, vendas para entrega futura, barter e hedging financeiro;

· Demonstra clareza de formação de preço médio e disciplina aos financiadores, e isso tende a melhorar a percepção de risco e, consequentemente, a taxa de juros cobrada em empréstimos com recursos livres.

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Introdução Trilha da Governança Agro