Uma empresa com procedimentos claros, bem planejados, num fluxo que permita eficiência, evita erros e não desgaste. As pessoas conseguem ganhar escala mais facilmente e gerar melhorias contínuas. 

Idealmente, todos os processos deveriam ter seu fluxo e seus procedimentos descritos, depois de serem bem estudados e otimizados. 

Se isso não for possível, ao menos alguns processos chave deveriam ter seu fluxo e seus procedimentos claramente descritos, para que possamos orientar as pessoas, evitar improvisações e erros, e buscar melhorias. 

Alguns processos chave tendem a ser também críticos em empresas no setor agropecuário por estarem relacionados ao fluxo de dinheiro: compras, pagamentos, movimentação de estoques, vendas e recebimentos. 

Dada a sua criticidade é importante que eles sejam muito bem descritos, que contenham segregação de poderes, alçadas para decisão e claras responsabilidades ao longo do seu fluxo. 

Processos com fluxo e procedimentos bem claros tornam mais fácil a assimilação de novos funcionários. 

Eles também permitem que mantenhamos medição de sua eficiência, utilizando- se quatro dimensões: 

• Velocidade (tempo envolvido em cada etapa do processo); 

• Qualidade (proporção de erros em documentos e procedimentos); 

• Retrabalho (proporção de etapas que precisam ser repetidas); e 

• Exceções (proporção de casos que precisam ser aprovados imperfeitos, em tempo acelerado ou fora das condições normais). 

A velocidade nos indica, por exemplo: potenciais gargalos, diferença de rendimento entre pessoas, necessidade de facilitação ou treinamento. 

Os erros, as falhas, retrabalhos e exceções nos indicam necessidade de treinamento, redesenho do processo, ou facilitação de regras de trabalho. 

Através do exame de séries históricas dessas medições podemos buscar melhorias contínuas. 

Implantação de sistemas para organização de fluxo processual 

Conforme processos-chave forem sendo desenhados, experimentados e melhorados, podemos buscar sistemas digitais que os facilitem. Há diversos sistemas de fluxo processual – sistemas de workflow - no mercado. Mas sistemas contribuem de forma mais efetiva se os processos para os quais forem implantados estiverem bem maduros e eficientes. 

Implantar sistemas onde não há regras de trabalho, não há alçadas de poder, e os fluxos são improvisados, tende a ser uma experiência longa e frustrante, que resulta em grandes desperdícios de tempo e dinheiro. 

Desenho de processos 

Dicas de um especialista a respeito de controles críticos: 

- Processos críticos são aqueles que podem colocar em risco boa parte dos recursos da empresa, e cujos resultados causam grandes impactos. 

- Uma forma eficiente de definição de prioridades de controle é identificar quais são os fluxos de ativos mais relevantes para o negócio, ou que estão expostos a um maior nível de risco em função de fraude, ou falta de cumprimento de requisitos regulatórios da atividade. 

- Abaixo temos alguns fluxos que geralmente são relevantes em uma fazenda: 

• Fluxo do ciclo de receita (pedidos/contratos, contas a receber); 

• Fluxos do ciclo de desembolso de caixa (contas a pagar, aquisição de insumos, peças e serviços); 

• Fluxo de controle de estoque de grãos e produtos prontos; 

• Fluxos de uso e controle de estoques de insumos e suprimentos, e 

• Fluxos de declarações para Receita Federal e Secretarias da Fazenda, do Trabalho, e do Meio Ambiente. 

Existem diversos sistemas de fluxo processual – sistemas de workflow - no mercado que podem auxiliar no desenho dos processos de seu negócio. De qualquer forma, é importante que eles sejam claros e de fácil entendimento. 

Segue abaixo um exemplo de modelo de processo que pode ser adotado: 

Ilustração 01 // Exemplo de desenho de processos internos. 

Abaixo temos outro exemplo, de forma mais simples, de descrição de processos: 

Dicas de um especialista sobre Implantação de guias de procedimentos críticos: 

- Reforçando: processos críticos são aqueles que podem colocar em risco boa parte dos recursos da empresa, e cujos resultados causam grandes impactos. 

- Controle internos bem projetados tem papel fundamental na mitigação de riscos e no atingimento dos objetivos e metas da empresa quando são claros, conhecidos e respeitados na sua essência pelos gestores e equipe. 

- Implantar sistemas onde não há regras de trabalho, não há alçadas de poder, e os fluxos são improvisados tende a ser uma experiência longa e frustrante, que resulta em grandes desperdícios de tempo e dinheiro. 

- Nesse sentido, é importante não cair na armadilha de querer descrever todos os processos e acabar deixando-os em desuso porque “engessou” demais as rotinas da fazenda. Portanto, se a empresa ainda não possui processos descritos, é essencial elencar quais são os processos e controles críticos, testar, ajustar, consolidar e somente depois partir para uma ampliação para outros controles. 

Uma forma de organizar esse trabalho de descrever processo seria seguir o fluxo ditando num arquivo em “word”, ou outro arquivo de texto ao qual se possa usar este recurso, seguindo fotos e “prints” de formulários e dos documentos a serem usados. Vai-se ditando o passo a passo e os pontos a serem seguidos, e ao final cola- se cada imagem ilustrando seu respectivo texto. 

Seja qual for o formato adotado pela empresa, os processos críticos de uma empresa devem ser desenhados e realizados de forma a poderem ser auditados. Conforme o processo for sendo realizado, os procedimentos precisam ser bem documentados. 

Rastro para Auditoria 

Os processos críticos de uma empresa devem ser desenhados e realizados de forma a serem auditados. 

Conforme o processo for sendo realizado, os procedimentos e as decisões tomadas precisam ser bem documentados. 

A cada etapa, o funcionário deixa registrado um rastro de documentos e passos arquivados de forma a permitir que seja feita sua auditoria a qualquer tempo. 

Caso os procedimentos não estejam de acordo com as regras, as alçadas de decisão ou a boas práticas esperadas, os auditores poderão apontar os desvios ou pontos de falha e a empresa poderá buscar melhorias. 

As auditorias auxiliam extremamente na melhoria do nível de governança de uma empresa, na medida em que apontam vulnerabilidades, falhas e desvios em relação a políticas internas e a boas práticas. 

Auditorias Contábil e de Controles Internos 

Uma vez que a empresa (ou grupo de pessoas físicas organizados como uma empresa) tenha implantado: 

• Desenhos de procedimentos chave; 

• Contabilidade com a produção de relatórios completos: Balanços, Demonstrativo de Resultados e um Fluxo de Fontes e Usos de fundos). 

E tenham faturamento acima de algo como R$ 50 milhões, deveria considerar a contratação de auditores independentes para revisar anualmente se o processo contábil e demais processos críticos estão em conformidade. 

As principais contribuições dos auditores independentes são: 

• Revisar os principais procedimentos de compras, pagamentos, conciliações e contabilização; 

• Comparar estes procedimentos com as políticas da empresa e com boas práticas 

internacionais; 

• Identificar vulnerabilidades; 

• Emitir um parecer. 

O parecer dos auditores aponta fragilidades e erros aos seus sócios e executivos. Com o passar do tempo, ao buscar convergir os procedimentos às recomendações dos auditores, o nível de controle, de disciplina e de qualidade dos relatórios contábeis da empresa vai melhorando muito. Com isso, o nível de governança vai melhorando também. 

O trabalho dos auditores também pode capturar e coibir fraudes. 

Antes de ser propriamente auditada, a empresa precisa estar aplicando uma série básica de boas práticas relacionadas aos seus procedimentos mais críticos e a sua contabilidade. Auditar uma empresa muito informal em seus procedimentos tende a gerar enorme frustração de ambas as partes: a empresa e o auditor. 

Palavra de um especialista sobre a contabilidade como “Linha de Defesa”: 

- Neste âmbito, a contabilidade tem papel essencial da produção de informações confiáveis e relevantes para a gestão, apoiando na manutenção de um bom processo de governança e prestação de contas. O processo contábil exige que os saldos “fechem”, não existe partida sem contrapartida na contabilidade. Isso ajuda o negócio a minimizar as chances de produzir informações incompletas e inconsistentes, que muitas vezes acabam por atrapalhar o processo decisório e fragilizar o uso dos recursos. 

- Um sistema de contabilidade bem implementada ajuda na construção de “linhas de defesa” de exposição à riscos pelos gestores e órgãos de governança.

Ilustração 02 // Esquema ilustrativo das 3 linhas de defesa

Como evitar relatórios de auditoria desconcertantes? 

Para evitar relatórios de auditoria desconcertantes, ou até mesmo relatórios que venham com parecer adverso, é preciso ter processos organizados, com regras claras, papéis definidos, referenciados por boas práticas contábeis e de gestão. Mas tudo isso pode ser insuficiente, se as pessoas envolvidas nestes processos não estiverem bem treinadas ou não tiverem disciplina. 

Ou seja, precisamos ter uma combinação de clareza de procedimentos e regras, conhecimento para aplicá-los e disciplina ao aplicá-los. 

Chegar nesse ponto não é uma tarefa simples. Pode levar anos de trabalho dedicado, mas que valerá a pena. 

Por onde começar? 

• Implantação de boas práticas contábeis e gerenciais; 

• Organização de processos críticos, com fluxo definido, regras, responsabilidades 

e limites claros; 

• Elaboração de políticas, ou regras, para temas e processos críticos; 

• Revisão por empresa especializada (normalmente as empresas de auditoria regionais e direcionadas ao agro); 

• Contratação de auditoria anual. 

Normalmente, iniciamos esses processos de melhoria através de um trabalho orientativo, que traga o conjunto de boas práticas, de referências processuais e sugestões de ferramentas, controles e formulários. 

Trata-se de uma pré-auditoria, que tende a funcionar como uma fase de grandes ajustes de processos e procedimentos na empresa, antes que ela seja submetida a uma auditoria propriamente dita. Pode-se optar por uma fase intermediária, realizando uma revisão dos relatórios contábeis, antes de partir para uma auditoria plena. 

Numa etapa inicial, as empresas de auditoria oferecem um relatório de conformidade contábil no 1º ano de trabalho, e a auditoria propriamente dita do balanço costuma ser feita a partir do 2º ano. 

A Auditoria 

Em um ano ou dois, quando os principais pontos levantados pela pré-auditoria estiverem corrigidos, a empresa estará mais madura para ser auditada. Normalmente, empresas buscam auditores regionais para os seus primeiros anos de trabalho nesta linha. 

Mais amadurecida nos seus processos e procedimentos, e com o porte da empresa justificando, a empresa pode buscar a contratação de uma das grandes empresas mundiais de auditoria. 

Trata-se, portanto, de um processo de construção e de ajustes que leva entre 3 e 5 anos até que uma empresa consiga adotar o conjunto tradicional e abrangente de boas práticas de controles, aderência a políticas e de contabilização. 

Para que os auditores possam fazer seu trabalho é preciso que a empresa já tenha implantado um bom nível de organização relacionadas a processos críticos como: compras, pagamentos, estoques, tesouraria e contabilização. Isso implica em que, ao menos essas áreas, tenham desenho claro de responsabilidades, alçadas e procedimentos. 

Quanto mais processos e procedimentos estiverem descritos, quanto maior a abrangência das políticas da empresa, maiores as possibilidades de escopo e a precisão do trabalho dos auditores. 

Normalmente, cabe à controladoria e o ao setor financeiro – e em última instância ao executivo geral da empresa - a responsabilidade de prover dados, relatórios, documentos e informações aos auditores. No entanto, o canal de comunicação com os auditores deve ser aberto diretamente com os sócios da empresa. 

Os auditores estão a serviço dos sócios da empresa. Os auditores estão trabalhando em nome dos sócios, assegurando a eles que políticas estejam sendo bem cumpridas, que os procedimentos usados estejam em linha com as boas práticas, que os relatórios espelhem com transparência o andamento e as posições do negócio. Trata-se de uma verificação independente da qualidade da gestão, e do nível de risco do negócio. 

Poder contar com auditores independentes é um grande componente na elevação do nível de governança numa empresa. 

Neste sentido, é preciso compreender que há duas linhas de auditoria: 

• Auditoria contábil; 

• Auditoria de controles internos. 

Naturalmente, a auditoria contábil se encarrega de revisar a metodologia de lançamentos, lançamentos críticos e os relatórios contábeis da empresa. Mesmo que a empresa esteja organizada como um grupo familiar de pessoas físicas, cujo imposto de renda será apurado através de eventos em regime de caixa, a auditoria contábil tem o seu valor. Neste caso, a auditoria não deve buscar aplicar um enfoque tributário no seu trabalho, e isto não diminui em nada o seu valor. 

Um dilema comum nas empresas agrícolas está relacionado ao período contábil: 

Obedecemos ao ano fiscal, ou nos organizamos par apurar o ano agrícola? 

Obedecer ao ano fiscal tem como vantagem permitir a organização dos dados para a elaboração da declaração de imposto de renda simultaneamente ao preparo dos relatórios para fins gerenciais. O fechamento no ano fiscal tem, por outro lado, a desvantagem de não refletir exatamente o resultado do ano agrícola, exigindo alguns ajustes para que os relatórios possam refletir o ano agrícola com mais propriedade. 

Quando usamos o ano agrícola para a consolidação de resultados, teremos uma visão conjunta mais apurada, mais analítica do desempenho da empresa. Temos aí uma questão de escolha. 

De outro modo, a auditoria de controles internos busca verificar se os procedimentos relacionados a processos importantes, e se decisões e atos de gestão obedecem a políticas e regras estabelecidas pela empresa. Verifica-se também se os processos e as políticas seguem boas práticas de gestão. 

Veja o que um especialista sugere como modelo para auditoria de processos internos: 

- Abaixo seguem modelos de rotinas que podem ser implementadas em um processo de auditoria interna: 

Caixa, bancos e fluxos relacionados: 

• Solicitar análise dos saldos de caixa, o mapa-resumo das reconciliações bancárias, conferir cálculos e o balancete com o razão geral e o razão analítico, se houver; 

• Verificar se todas as contas bancárias estão incluídas nas demonstrações contábeis, com indagação e revisão dos papéis de trabalho do ano anterior; 

• Solicitar documentos que confirmem saldo de caixa e, após isso, verificar conciliações; 

• Solicitar o mapa das transferências bancárias, alguns dias antes e após a data do balanço, e verificar se foram adequadamente contabilizadas; 

• Recebendo as confirmações dos bancos e extratos bancários: conferir e confirmar os saldos informados pelo banco com as reconciliações; verificar os registros de outras movimentações (empréstimos, ativos dados em caução), e confirmar se há restrições sobre a disponibilidade de caixa; 

• Verificar se as movimentações que ainda estão em trânsito (depósitos e cheques), estão adequadamente contabilizadas; 

• Investigar depósitos e desembolsos significativos para alguns dias antes ou após a data do balanço, e assegurar seu apropriado registro; 

• Documentar e revisar pontos para divulgação (restrição à movimentação de saldos, garantias bancárias, saldos de recursos que suportam saldos de empréstimos); 

• Verificar documentos que comprovem negociações realizadas durante o ano safra, entre o cliente e o banco; 

• Em caso de custeio, investimentos e financiamentos, conferir pelas transferências bancárias e documentos, se o recurso foi utilizado para a finalidade definida. 

- Contas a receber e fluxos relacionados: 

• Obter e conferir a relação de contas por vencimento, na data do balanço. Reconciliar o saldo com o razão geral, selecionar um determinado número de contas individuais constantes na relação e comparar com o registro auxiliar de contas a receber; 

• Examinar comprovantes de baixa de contas a receber durante o ano; 

• Certificar-se de que contratos futuros firmados estão devidamente assinados, e se as notas fiscais, embarques e recebimentos estão em acordo; 

• Verificar se os dados do contrato futuro condizem com o cadastro do sistema; 

• Certificar-se de que as vendas estão devidamente registradas e contabilizadas na conta de vendas e no razão auxiliar de contas a receber, e que os impostos dessas vendas estão lançados corretamente; 

• Conferir as vendas faturadas com os registros de embarque, a fim de verificar se foi realizado um corte adequado; 

• Certificar-se de que no período, os avisos de crédito bancário estão contabilizados corretamente no razão auxiliar de contas a receber; 

• Conciliar os créditos no razão auxiliar de contas a receber com os débitos na conta de bancos; 

• Revisar os recebimentos de caixa registrados antes e depois da data do balanço, para certificar-se de que eles estão registrados no período de competência; 

• Revisar a classificação de contas a receber; 

• Documentar os assuntos em respeito às partes relacionadas, segmento, clientes significantes, dependência econômica, contratos de vendas significantes, entre outros. 

- Contas a pagar, Compras e Pagamentos: 

• Obter e conferir a relação de contas a pagar na data do balanço e reconciliar o saldo com o razão geral e balancete. Comparar um certo número de contas individuais escolhidas com o registro subsidiário detalhado de contas a pagar; 

• Verificar a correta alocação de descontos obtidos nas compras de insumos; 

• Se necessário, solicitar extratos dos principais fornecedores na data da contagem física ou balanço. A seleção será baseada nos fornecedores com mais movimento, podendo incluir contas com saldo zero; 

• Conferir as faturas dos fornecedores, com registros de recebimentos, em período anterior e posterior à data do balanço, para determinar se foi feito um corte adequado; 

• Determinar a adequação das provisões de final de exercício referentes a contas a pagar e  passivos provisionados, procurando encontrar passivos não registrados; 

• Obter e conferir a exatidão de algumas análises de provisões, comparando ao ano anterior e outros passivos correntes, confrontando saldos com o razão geral; 

• Assegurar-se de que a relação entre as contas de receitas e despesas, e provisões e adiantamentos é razoável; 

• Comparar os saldos do ano corrente com saldos dos anos anteriores, e investigar motivos para flutuações significantes; 

• Certificar-se das devoluções ou abatimentos registrados para fornecedores com documentos-suporte, se for significante; 

• Revisar a descrição e classificação detalhada das contas; 

• Documentar pontos de divulgação e verificar, se considerar necessário. 

- Patrimônio Líquido: 

• Obter e conferir a exatidão da relação de: capital integralizado, lucros acumulados, outras contas, conferindo-as com o razão geral; 

• Confrontar os saldos iniciais com os papéis de trabalho do período anterior; 

• Investigar as transações em lucros acumulados; 

• Verificar se os dividendos declarados ou pagos durante o exercício foram corretamente 

registrados; 

• Verificar os cálculos do cliente referentes às restrições sobre os lucros acumulados e 

dividendos em atraso; 

• Revisar a classificação e descrição das contas nas demonstrações contábeis; 

• Documentar pontos para divulgação, e verificar documentação-suporte se necessário. 

- Estoques: 

• Confrontar saldos apresentados no razão contábil dos estoques com o inventário de estoques (considerar todos os estoques disponíveis); 

• Realizar testes de comprovação física, através de amostragem; 

• Analisar e confrontar os custos de estoque; 

• Em caso de insumos, conferir as datas de vencimentos dos mesmos; 

• A veracidade da expressão contábil dos estoques deve ser verificada através do exame dos registros, da realidade física, da exatidão e do valor, em acordo com a legislação fiscal e os princípios fundamentais de contabilidade; 

• Conferir se as notas de compra conferem com os valores dos produtos de estoque; 

• É recomendável que exista uma correlação entre a auditoria dos estoques e os custos dos produtos vendidos e as vendas, através de integrado critério de exame; 

• Verificar situações de devolução de vendas, se foram processadas com documento fiscal e se estão devidamente lançadas.

Parecer dos Auditores e Pontos de Auditoria

Os auditores emitem um relatório que resulta com o seu parecer sobre a qualidade do que analisaram e verificaram. O parecer será classificado em uma das seguintes categorias: sem ressalva, com ressalva, adverso e, em casos extremos, com abstenção de opinião. 

O parecer sem ressalva é emitido quando o auditor está convencido de que não há dúvidas em relação a qualidade do material, dos procedimentos e dos dados verificados por conta do escopo da auditoria. 

O parecer com ressalva é emitido quando o auditor identifica pontos não muito relevantes relacionados a qualidade do material, dos procedimentos e dos dados. Já quando há discordância ou restrição na extensão de um trabalho de grande magnitude, o auditor dever emitir parecer adverso. 

O parecer com abstenção de opinião é emitido quando houver limitação significativa na extensão dos exames que impossibilitem o auditor expressar opinião, pois não tem comprovação suficiente para fundamentá-la. 

Os extremos são raros. Normalmente auditores encontram pontos a serem melhorados ou corrigidos. São os chamados “pontos de auditoria”. 

Esses pontos devem ser planilhados de forma a criarmos um mapa que contenha as respectivas responsabilidades sobre a correção desses pontos, as ações planejadas para ajustes da conduta a ser corrigida e os prazos para a conclusão destes ajustes. Essa planilha nos permitirá acompanhar o progresso na solução dos pontos. 

Tão importante quanto a auditoria, e o relatório que resulta desse processo, é o plano de ação para correção dos pontos apontados pelos auditores.

Ilustração 03 // Modelo de Plano de Ação para Solução de Pontos de Auditoria

Monitoramento de pontos de auditoria

Uma vez mapeado os pontos de auditoria, suas responsabilidades e as ações corretivas, definidos os prazos para a sua solução, cabe à empresa em seu fórum mais alto monitorar o andamento das soluções. 

Algumas empresas estabelecem um comitê de auditoria para supervisionar o andamento das ações corretivas, e este comitê se reporta ao presidente da empresa, ou ao Conselho. Há casos em que o monitoramento é feito na Controladoria e reportado ao presidente ou ao Conselho. 

De toda a forma, é importante que se estabeleça um processo de monitoramento, uma figura com responsabilidade por este monitoramento e um fórum para que o progresso seja reportado. 

Este fórum ao qual o monitoramento das soluções aos pontos dos auditores deve ser reportado, e no qual eles devem ser discutidos, deve estar entre as instâncias mais altas da governança de uma empresa: sua presidência e/ou seu Conselho. 

Este fórum deve ser constituído de sócios, ou representar os sócios diretamente. 

É também bastante comum, e importante, que a conclusão de pontos de auditoria esteja entre as metas anuais de gerentes e de executivos. Eles devem ser avaliados por conta da diligência e do progresso que tiveram na solução dos seus pontos. 

Cabe repreensões severas, redução de bônus e outras punições aos executivos em caso de faltas graves apontadas no relatório dos auditores.

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Introdução Trilha da Governança