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Academia da Governança Agro

DEFINIÇÃO DE ALÇADAS (PODERES)

Já vimos no capítulo relacionado ao organograma da empresa que é muito importante segregarmos funções, pelo princípio de evitar “a raposa tomando conta do galinheiro”. 


Porque isso é importante? 


A definição de funções deixa claro para o funcionário - e para seu gestor - o que se espera dele e qual preparo ele precisa ter para exercer aquela função. Estas definições permitem cobrança de desempenho e de cumprimento das responsabilidades por parte do funcionário, e evita esquivamento em caso de desempenho ruim. 


A partir do que está definido na descrição de função e do estágio de desenvolvimento do funcionário naquela função, pode-se também ter uma base para as necessidades de aprimoramento técnico e de melhorias em suas competências. 


Portanto, usamos o princípio de que: “um faz, outro confere”. 

Também é importante mantermos a dinâmica do negócio, velocidade nas decisões, 


enquanto mantemos segurança em relação aos valores envolvidos. 

Neste ponto entra a definição de Alçadas. Através das alçadas dá-se poderes limitados a funções selecionadas. 


Aprovações envolvendo valores menores ou decisões de menor impacto podem ser feitas por funções mais operacionais. Valores maiores ou decisões de maior impacto serão lidados com aprovação de pessoas em funções mais ao topo da empresa. 


Para algumas decisões de muito impacto, e tarefas que envolvam valores muito elevados, incluímos a concordância de mais de uma pessoa para que a tarefa seja executada. 


Decisões ou valores extremamente estratégicos são feitas em colegiado, por exemplo num Comitê, ou até mesmo apenas no Conselho da empresa. 


Precisamos evitar que as alçadas travem decisões que precisam ser tomadas com agilidade, por isso devemos distribuir alçadas ao longo da hierarquia da empresa para que pequenas decisões possam ser tomadas na linha de frente, mantendo a agilidade que o negócio agropecuário demanda no dia a dia. 


Por outro lado, não é prudente permitir que um funcionário, por mais graduado que seja, tome decisões, ou aprove tarefas que possam colocar o resultado da empresa, o seu capital ou a sua reputação em risco. 


Não queremos o presidente da empresa usando seu tempo para fechar a compra de um rolamento, nem tampouco um vaqueiro com liberdade para negociar uma boiada! 


A definição de alçadas de poder é também uma forma de descentralizar decisões e empoderar funcionários, ao mesmo tempo em que lhes damos conforto através dos limites para as suas decisões. Estamos, em última instância, concedendo um mandato para o funcionário que detêm certa alçada para tomar decisões. Isto transmite confiança, cria um ambiente de liberdade para agir, mas demanda certa tolerância para com erros aleatórios dentro da alçada.





Ilustração 01// Exemplo de matriz de valores/impacto de decisão X nível de funcionário/nível de funcionário/ número de decisões envolvidos


Para quais tarefas implantamos alçadas de poder para decisão?


Uma palavrinha sobre o estabelecimento das alçadas: 


- Um desafio comum no estabelecimento de alçadas é definir valores apropriados para cada nível: não devem ser tão elevados que permitam “estragos”, nem tão pequenos que engessem as decisões. 


• Quanto é um valor elevado para uma empresa? 

• Quanto é um valor cuja decisão possa ser feita por um funcionário de nível operacional? 


- Naturalmente a cascata de valores definindo as diversas alçadas de aprovação precisará ser calibrada conforme a empresa, conforme o nível de maturidade dos seus funcionários, conforme o apetite de risco dos acionistas. 


- Alguns parâmetros práticos que podem ser usados: 

• O valor de um salário mensal de um gerente para a sua alçada de aprovação individual; 

• 0.5% do faturamento da empresa como alçada para uma dupla de executivos; 

• 1% do faturamento da empresa como alçada para um comitê em unanimidade. 


Por que implantar alçadas é importante? 


- A implantação de alçadas permite descentralizar o poder, conferir velocidade nas decisões de menor impacto, mantendo níveis de controle do risco dentro do aceitável. 


- O poder concedido tende a gerar um senso de responsabilidade no funcionário, e o desenvolvimento de um ambiente de liberdade para agir, de empoderamento. 


Empresas iniciando a implantação de alçadas deveriam ocupar-se primeiro com os processos que envolvam: compras, pagamentos, vendas e recebimentos. 


Em uma segunda etapa, deveriam incluir: contratações, operações financeiras e realização de investimentos. 


Mas toda a empresa com algum porte deveria considerar definir alçadas de decisão para todos os atos de gestão que possam comprometer sua reputação, sua saúde financeira ou sua capacidade operacional. 


Veja abaixo alguns exemplos de atos de gestão que normalmente são limitados por alçadas, por ordem de impacto estratégico: 


• Compras; 

• Pagamentos; 

• Comercialização de produção; 

• Fixação de preços; 

• Acesso a sistemas; 

• Contratações de funcionários; 

• Contratos de serviços; 

• Promoções de funcionários; 

• Bonificação de funcionários; 

• Publicidade e inserções em mídia; 

• Orçamento anual; 

• Tomada de financiamentos; 

• Concessão de garantias; 

• Acordos coletivos; 

• Venda de imobilizado; 

• Patrocínios; 

• Investimentos; 

• Preparo de políticas (e posteriores ajustes); 

• Plano de negócios (orçamento plurianual); 

• Distribuição de dividendos aos sócios (ou retiradas pelos sócios).



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Introdução Trilha da Governança