Vimos na 2ª Estação a importância prática de gerarmos ao menos dois relatórios financeiros para apurarmos nossa situação, e podermos planejar um futuro sustentável para a empresa: precisamos de um Demonstrativo de Resultados e de um Balanço Patrimonial para uso gerencial.

O conhecimento dos resultados realizados nos permite avaliar nosso desempenho operacional e comercial. Essa avaliação permite correção de rumos, verificação do potencial competitivo, e projeção de resultados futuros.

O conhecimento da posição financeira do negócio rural nos permite avaliar a eficiência no uso do caixa, adequação do endividamento e a nossa capacidade de investir e crescer. Portanto, relatórios “montados” tem seu valor, mesmo contendo certas imprecisões.

Como evitar essas imprecisões e o trabalho de montagem manual desses relatórios?

• Através da implantação da Contabilidade em Partidas Dobradas.

A Contabilidade em Partidas Dobradas é fruto de lançamentos de todos os eventos que envolvem valores, dia após dia, em contas já preparadas para acumular esses eventos conforme sua natureza. Ao final de um período, geramos os relatórios contábeis completos que resultam de todos esses lançamentos.

Os relatórios contábeis completos tendem a induzir consistência nos números da empresa, pois têm amarrações naturais entre si: erros ou inconsistências ficam evidentes e demandam investigação, apuração e correções. Outro elemento de amarração natural no sistema contábil vem dos lançamentos serem feitos em partidas dobradas: cada evento é lançado em duas contas - uma conta leva um crédito, enquanto a outra conta leva um débito no mesmo valor.

Não vamos dar um curso de contabilidade aqui, mas vamos deixar a mensagem de que investir em implementar a prática da contabilidade completa, feita em partidas dobradas, para geração de relatórios consistentes traz um grande benefício para gestão de eficiência e de riscos.

O produtor pode (e precisa) manter os relatórios de Caixa para seu controle tradicional e sua apuração de imposto de renda na pessoa física, porém deveria completar o jogo de ferramentas de gestão com uma contabilidade gerencial completa, em partidas dobradas!

Portanto, independentemente de a declaração de rendas ser feita no regime de caixa para a pessoa física, vale a pena investir num sistema e no processo de produzir relatórios contábeis a partir de lançamentos em partidas dobradas. Deste modo, organizamos o lançamento de todos os eventos que possam ser traduzidos em dinheiro, que aconteçam durante a safra num negócio agropecuário.

Sistema contábil

Atualmente no mercado há vários provedores de sistemas bem apropriados para organizar a contabilidade agropecuária a produzir os relatórios completos, automaticamente.

Os sistemas integrados de gestão agropecuária normalmente são compostos de vários módulos: agrícola, pecuário, financeiro, custos, folha de pagamentos, contas a pagar e receber, e o módulo contábil. Este é do qual estamos nos referindo agora, e que precisa estar contratado, ativado e preparado para operar e gerar os relatórios contábeis.

Os contratos de licenciamento e implantação de sistemas com módulos contábeis devem incluir suporte do fornecedor não apenas na instalação do sistema, mas no auxílio de sua implementação até que realmente se obtenha relatórios contábeis que reflitam o negócio. Isso precisa envolver auxílio na elaboração do plano de contas, na organização do processo de captura de apontamentos e de lançamentos, na própria apuração dos relatórios e até mesmo no preparo de painéis enxutos de indicadores de desempenho.

Vejam o nosso capítulo sobre indicadores de desempenho nesta Estação: vários deles deveriam ser extraídos diretamente da contabilidade da empresa.

Plano de Contas

Escolhido o sistema, uma etapa muito importante é a de definição das contas que vamos usar para lançamentos - são os itens que teremos no Plano de Contas.

Estes itens precisam refletir bem como queremos examinar e medir o nosso negócio. O plano de contas deve ser um espelho do nosso negócio. Os consultores envolvidos na implantação do módulo contábil devem compreender bem o negócio, seu modo de operar, e auxiliar na definição do plano de contas.

As contas precisam ser nomeadas de forma que os sócios e os gerentes entendam bem o que elas contêm. As contas devem estar organizadas e “quebradas” por talhão, por atividade, por fazenda, para permitirem um bom exame granular das receitas e das despesas, por exemplo.

O plano de contas também deve permitir que, no Balanço, possamos ter uma visão bem detalhada dos bens envolvidos no negócio por categoria, distribuídos por fazenda. Da mesma forma, o lado do passivo deve ser “quebrado” de forma que possamos examinar as dívidas por propósito, por atividade e por fazenda.

Para um exame mais macroscópico da situação do negócio, do seu desempenho, ou para servir de base para projeções para os próximos anos, sempre se pode agrupar as contas e examinar apenas as grandes linhas.

Especialmente em discussões estratégicas sobre um negócio, analisa-se as grandes linhas. Mas em discussões sobre detalhes de resultados, de endividamento, de posição de estoques ou de compromissos comerciais, por exemplo, então abrem-se as contas há um nível de detalhe mais microscópico.

Em resumo, o Plano de Contas deve ser desenhado para que os relatórios que extraímos da contabilidade possam atuar como uma “sanfona”: abrimos bem para examinar detalhes, “no micro”, e fechamos para discutir desempenho e planejamento futuro, “no macro”.

Apontamentos

Implantado o sistema e definido o plano de contas, o passo seguinte é assegurar que todos os eventos que possam ser traduzidos em dinheiro, e que estejam acontecendo na operação da empresa, sejam apontados e encaminhados para lançamentos contábeis.

Se os apontamentos não acontecerem, ou forem feitos de forma displicente, contendo erros ou imprecisões, os relatórios contábeis não vão refletir a realidade do negócio.

Da mesma forma, se os apontamentos não chegarem de forma clara para serem lançados nas contas corretas, os relatórios contábeis serão imprecisos, podendo estar até mesmo errados. Isso não nos ajuda a melhorar o nível de governança do nosso negócio: é necessário incrementar o nível de disciplina e de transparência para melhorar o nível de governança.

Precisamos auxiliar os funcionários envolvidos em apontamentos e encorajá-los a terem bastante disciplina ao realizar estes lançamentos, que eles sejam claros e precisos.

Parte desse auxílio para o encorajamento vem naturalmente da existência de regras claras, de responsabilidades definidas e de um fluxo processual desenhado, de forma que seja eficiente. Este fluxo deve ligar, pelo caminho mais curto possível, passando pelo menor número de pessoas possível, as frentes onde acontecem os apontamentos e o contador fazendo os lançamentos contábeis.

Nos casos em que já exista um sistema integrado, um ERP, que inclua o processo de compras, de pagamentos, de vendas, emissões de notas, controle de estoques, processamento de folha... uma vez integrada a contabilidade, o nível de automação fica bem alto. Mas mesmo que não haja um ERP na empresa, não é difícil organizar- se um processo para coletar apontamentos e lançá-los na contabilidade.

Uma palavrinha sobre Implantação da Contabilidade

A implantação de contabilidade num negócio agropecuário tende a ser um passo transformador na direção de um melhor nível de governança: contribui enormemente para dar transparência e demanda muita disciplina no negócio.

Trata-se de uma mudança cultural. Uma mudança na forma de agir. Como qualquer mudança cultural, ela se inicia com os donos, os sócios, e precisa ser uma bandeira carregada e acompanhada de muita disciplina pelos próprios sócios.

Mudanças culturais precisam também ser apoiadas por recursos, por obrigações de mudar a forma de fazer, por métricas de acompanhamento e por incentivos para mudar.

Tudo isso começa pelos donos: carregue essa bandeira, participe, transforme, que vale a pena!

Palavras de um especialista sobre como escolher um software para a gestão de sua fazenda

Convidamos um especialista em implantação de sistemas para contribuir com uma palavrinha aqui:

“É unânime a ideia de que uma boa governança deve ser baseada em boas informações, para que tenhamos transparência. E quando falamos em informações não podemos deixar o tema da escolha de sistemas fora de pauta.

Existe uma quantidade enorme de ferramentas disponíveis no mercado para controles da atividade agropecuária. Alguns muito específicos como os de Telemetria e Folha de Pagamentos/ RH, e outros mais abrangentes, como os Financeiros e de Contabilidade. Vamos focar nesses sistemas mais abrangentes, especialmente os sistemas voltados para o preparo de Contabilidade.

Um fator importante na escolha de um sistema é sua capacidade de absorver e atender a demandas futuras da empresa, para que a empresa cresça e amadureça. Um sistema com boa aderência ao que tem de necessidade hoje, pode não ser o mais indicado para daqui a 4 ou 5 anos.

Considere a evolução da empresa, e a capacidade do sistema de atender a demandas que surgirão com essa evolução.

Antes de se optar por um software ou outro, devemos listar o que nos seria “Indispensável”, “Indispensável em curto prazo” e “Necessário no futuro”.

As ferramentas e os controles mencionados nas Estações dessa Trilha da Governança servem como referência do que você irá construir. A contabilidade poderá suprir informações e relatórios que serão necessários para várias dessas ferramentas e controles. Portanto, isso deve ajudar a definir suas necessidades futuras e o que um bom sistema de contabilidade precisará oferecer.

Essa lista de demandas deverá acompanhar as entrevistas com os fornecedores para assegurar-lhe que a ferramenta atenderá hoje e no futuro. Muito cuidado com promessas do tipo “Não temos mais providenciaremos rapidinho” ou “já está em desenvolvimento”, normalmente são compromisso sem data de entrega.

Outro ponto a se avaliar é a demanda de estrutura de hardware que aquela aplicação exigirá, muitas vezes o orçamento acaba extrapolando por conta da necessidade de investimentos em infraestrutura adicional.

Procure fornecedores já consolidados no mercado, entre em contato com clientes que utilizam o sistema, avalie como está a satisfação com a ferramenta e com o serviço de suporte e atualizações.

Gaste uma boa energia com o planejamento, com a organização do fluxo do processo que vai alimentar o sistema e com a implantação do sistema: fases responsáveis pelo sucesso ou fracasso do projeto. Planeje bem, pense nos processos, converse com os envolvidos e se for preciso, busque uma consultoria externa para auxiliar nessa etapa.

Muitas vezes as tarefas do dia a dia acabam ocupando um tempo que deveria ser dedicado ao bom planejamento e a revisão de processos existentes para ficarem adequados ao futuro uso de um sistema - ao futuro uso de uma contabilidade! Implanta-se a contabilidade porque se busca um controle mais robusto da empresa. Portanto, o futuro vai ter que ser diferente do presente: se continuarmos fazendo tudo como antes, a contabilidade vai ficar esquecida.

E por último, como estamos buscando atingir melhores níveis de governança, precisaremos de uma ferramenta que – uma vez lançados os apontamentos - naturalmente gere Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultados e Demonstrativo de Fluxo de Caixa. Busque sistemas que já tenham isso em seu DNA, o caminho será bem menos tortuoso.”

Extração de Relatórios de Contabilidade

A partir da presença de uma contabilidade completa fica fácil extrairmos uma série de relatórios para acompanhamento de diversas frentes do negócio, como por exemplo:

• Movimentação diária dos bancos para a conciliação com extratos bancários;
• Posições diárias dos compromissos comerciais assumidos e da situação de preços médios para a gestão de risco, planejamento de fixação de preços e revisão das projeções do fluxo de entradas e saídas;
• Posições mensais de ativos e passivos para acompanhamento das contas de capital de giro, da movimentação de contas a receber e do endividamento;
• Acompanhamento mensal do andamento de investimentos relevantes;
• Fechamento de safra, apurando margem de contribuição por atividade, resultado operacional e os indicadores financeiros chave;
• Apuração de resultado operacional anual para planejamento de investimentos;
• Apuração de lucro anual para definição de distribuição de resultados e de retenção de capital para planejamento de crescimento.

Análise dos Relatórios e Monitoramento por Painel de Indicadores Chave de Desempenho

Apurados os relatórios, cabe analisarmos a situação macro, o que foi realizado em comparação com o planejado, nos debruçarmos sobre as diferenças entre o realizado e o planejado, e revisarmos os planos para os próximos anos.

Aqui cabe a mesma análise recomendada na 2ª Estação, na qual descrevemos as várias etapas de diagnóstico e os vários indicadores a serem examinados.

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Introdução Trilha da Governança