1ª estação – Organização, ferramentas e controles básicos para a empresa agrícola

  Considerando que estamos aqui tratando de gestão de um negócio agrícola, estamos tratando de otimizar retorno em relação ao risco envolvido: isso significa equilibrar resultados, capital empatado e risco.

  Temos que traduzir a operação em “dinheiro” para apurar e acompanhar resultados, monitorar o uso do capital e os riscos envolvidos.

  Portanto, temos que organizar práticas e registros que nos permitam fazer essa tradução e o acompanhamento do negócio financeiramente.

Orçamento de receitas e despesas

  A partir do orçamento físico, no qual estimamos produção, uso de insumos, materiais, mão de obra, e outros elementos necessários à produção, podemos gerar um orçamento financeiro: o orçamento de receitas e despesas.

  Traduzimos a produção em dinheiro estimando preço de venda. Isso permite estimar as receitas da operação.

  A produção agrícola esperada resulta da produtividade buscada multiplicada pela área de produção de cada cultura. Por exemplo: se esperamos 70 sacas de soja por hectare em 2.000 hectares, projetamos uma produção de 140.000 sacas:

  Como a receita é expressa em dinheiro, precisamos colocar preço estimado para essa produção. Digamos que esperamos R$ 100,00/saca de soja, então projetamos uma receita de R$ 1.400.000,00 com a soja a ser produzida, o que nos dá uma receita esperada de R$ 14.000.000,00.

  O mesmo exercício deve ser feito para cada atividade da nossa operação agropecuária. A soma das receitas esperadas de cada atividade para o ano vai gerar a projeção da nossa receita total.

  Para fazermos o orçamento das despesas, iniciamos por “traduzir” o uso de insumos e todos os outros elementos necessários à produção em “dinheiro”, estimando seus custos: isso nos permite estimar as despesas da operação.

  Dividimos as despesas em duas categorias principais para facilitar as estimativas:

•   Custos de campo (que são variáveis com o volume de cada atividade e o seu nível de tecnologia);
•   Despesas gerais, administrativas e de arrendamento (que são relativamente fixas).

  O orçamento físico de produção é o ponto de partida para os custos de campo. Fazendo cotação de insumos estimando custo das operações de campo chega-se num orçamento de custos de produção. Há diversas fontes públicas de orçamento de custos de produção, como CONAB e IMEA, porém é sempre mais apropriado que estimemos os custos de produção a partir do nosso orçamento físico e cotações reais de preços dos insumos e dos serviços.

  As despesas gerais podem ser estimadas através de um histórico dos últimos meses.

  As despesas de arrendamento são calculadas a partir da área arrendada e dos seus respectivos custos por hectare. Por exemplo, 1.000 ha a um custo de 10 sacas de soja, a um preço de R$ 150,00/saca resulta numa despesa total de arrendamento estimada em R$ 1.500.000,00.

  Como exemplo para você exercitar o conceito de orçamento - chegando no resultado operacional (EBITDA), depois de passar por receitas e despesas a partir de dados simples - teste o aplicativo que pode ser obtido apontando a câmera do seu celular neste QR Code.

  Este aplicativo tem a intenção de ilustrar de forma simplificada o processo de orçamento de resultado, ou seja, de orçamento de receitas e despesas operacionais.

  Na prática, o orçamento de receitas e despesas precisa ser feito com muito mais detalhe do que temos neste exercício utilizando o aplicativo. Ao se fazer com mais acuracidade, as informações dos cálculos de receita e despesa vão gerar parte da estimativa de entradas e saídas para o ano.

  Da mesma forma que o orçamento físico, e a partir dele, a produção de cada atividade, os grandes componentes de custos, os grandes componentes de despesas gerais, as despesas de arrendamento de cada área precisam estar discriminadas. Elas também precisam estar distribuídas ao longo da safra.

  Desta forma, elas vão constituir parte das previsões de entrada e saídas, gerando a base para uma ferramenta chave de gestão que é o Fluxo de Entradas e Saídas que veremos a seguir.

  Naturalmente, os valores no orçamento são apenas estimativas - a melhor estimativa que pudermos fazer - e, portanto, não são precisos. Mas isso não é um problema, pois permite que tenhamos uma visão de futuro em relação as necessidades de fundos, a potencial folga ou aperto de caixa, e isso nos permite antecipar ações.

  Um orçamento financeiro é um componente básico do planejamento de um negócio. Ele nos permite evitar surpresas, tomar providências antecipadas, organizar recursos, aproveitar oportunidades de maneira mais segura. Qualquer estimativa é melhor do que uma escuridão na gestão de um negócio.

  Ter um bom orçamento financeiro ajuda numa série de frentes:

•   Dá clareza do resultado que esperamos na safra, permitindo verificar a capacidade de pagamento de dívidas e de investimento;
•   Gera uma base para que se possa calcular o caixa necessário para executar esse orçamento durante a safra;
•   Permite conciliação entre o que se havia orçado e o que estamos realmente realizando, e conforme vamos percebendo diferenças, corrigimos a execução, ou corrigimos o próximo orçamento;
•   Vamos ficando mais assertivos na realização do orçamento e na execução a cada safra, na medida em que vamos nos aprimorando;
•   Pode servir de base para bonificação de gerentes, na medida em que a execução siga o orçamento com primor;
•   Demonstra clareza de propósito e disciplina aos financiadores, e isso tende a melhorar a percepção de risco e, consequentemente, a taxa de juros cobrada em empréstimos com recursos livres;
•   Auxilia na calibragem das decisões de investimentos (“não dar o passo maior que a perna”);
•   É pilar fundamental para a criação de uma política de gestão de risco.

Fluxo de entradas e saídas

  Uma frente básica para esse acompanhamento financeiro é o fluxo de entradas e saídas. Nele inserimos as “Previsões” de entrada e saída de caixa, e conforme os dias vão passando vamos substituindo as “Previsões” por eventos realizados.

  A movimentação de caixa nesse fluxo de entradas e saídas precisa equivaler ao movimento bancário das contas do negócio conforme vai sendo realizada.

  Ou seja, os eventos realizados apresentados no fluxo de entradas e saídas devem ser conciliados ao movimento das contas bancárias - linha a linha, evento a evento - e o saldo de cada dia precisa coincidir com os saldos bancários do negócio.

  O fluxo de entradas e saídas se inicia com uma estimativa de vendas de produção, de tomadas de financiamento, de compras de insumos e de outros pagamentos para a safra vindoura.

  Na medida em que compromissos vão sendo assumidos, os eventos estimados no fluxo de entradas e saídas precisam ser substituídos por esses compromissos já assumidos - sejam vendas, trocas, compras de insumos, pagamentos de operações financeiras, entre outros.

Para que o fluxo de entradas e saídas seja atualizado de forma prática e consistente, três iniciativas de suporte precisam ser estabelecidas:

•   Controle de financiamentos
•   Registro de compras e pagamentos
•   Registro de vendas e recebimentos

  Adicionalmente, é muito relevante que tais fluxos também sejam separados de acordo com a moeda da transação (Real, Dólar, soja, etc) com vistas a ter uma boa visualização dos possíveis descasamentos de moedas. Isso é essencial para gerir tais riscos.

  Os financiamentos já tomados, e os que venham a ser tomados, precisam estar organizados numa planilha onde se registra seus valores, moedas, prazos, juros e suas previsões de amortização (parcelas dos financiamentos de longo prazo que vencem dentro do ano em questão).

  Os desembolsos dos empréstimos na conta do negócio vão constituir entradas do fluxo, as despesas de juros e as amortizações (repagamentos) vão constituir saídas do fluxo.

  Na medida em que compras de insumos, materiais, ferramentas, implementos e peças forem sendo realizadas, e seus pagamentos programados, essas informações devem fluir para lançamentos no fluxo de saídas. No decorrer dos dias, as estimativas iniciais vão sendo substituídas por informações reais, com os valores que efetivamente foram sendo gastos.

  Também na medida em que vendas de produção, de equipamentos usados, e de alguns subprodutos vão acontecendo, essas informações devem fluir para lançamentos no fluxo de entradas. Assim, as estimativas iniciais de entradas também vão sendo substituídas por informações mais consistentes, conforme a realidade vai se concretizando.

  Precisamos assegurar que haja muito boa coordenação entre o pessoal de compras, de vendas e o pessoal da administração financeira para que as informações dos compromissos assumidos sejam lançadas no fluxo de entradas e saídas previstas, e não se percam pelo caminho.

  Isso pode ser feito através de um processo disciplinado, ou através de sistemas informatizados. Sistemas integrados – ERPs (Planejamento de Recursos Empresariais) - facilitam esse processo, pois tem um fluxo fechado e automatizado entre pedidos, faturamento, movimento de estoques, movimento financeiro e lançamentos contábeis.

  Além dos eventos de compras e de vendas, temos as despesas rotineiras de uma operação agrícola. Essas despesas rotineiras, como folha de pessoal, combustível, energia, manutenção e assessorias também são lançadas inicialmente na forma de estimativa, e vão sendo ajustadas conforme a realidade vai se descortinando.

  Constituído o fluxo de entradas e saídas, cabe agora assegurarmos que haja um bom controle da movimentação financeira através da conciliação bancária. Ao fechamento de cada dia, é preciso que haja uma comparação linha a linha, lançamento a lançamento, do movimento real apresentado no fluxo de entrada e saídas com o movimento real apresentado nos extratos bancários. Naturalmente os saldos inicial e final diários devem coincidir com o fluxo de controle e os extratos bancários.

  Eventuais discrepâncias entre o que foi calculado no fluxo de entrada de saídas, e o que aparece no extrato bancário precisam ser corrigidas.

  Um bom fluxo de Entradas e Saídas nos ajuda em uma série de frentes:

•   Dá clareza das necessidades de caixa e dos saldos de caixa esperados;
•   Permite conciliação com saldos bancários;
•   Evita erros em pagamentos duplicados, recebimentos não cobrados e fraudes;
•   Evita tomada de recursos exagerada;
•   Possibilita controle do caixa mínimo para a segurança da liquidez do negócio;
•   Permite antecipar apertos de caixa e organizar reservas para enfrentar períodos de saldos mais sensíveis;
•   Gera uma base para definição de tomada de recursos com propósitos claros, montantes mais precisos e com repagamentos distribuídos conforme a geração de caixa esperada;
•   Permite conciliação entre o que se havia planejado e o que estamos realmente realizando, e conforme vamos percebendo diferenças, corrigimos a execução, ou corrigimos o próximo orçamento;
•   Vamos ficando mais assertivos no planejamento e na execução a cada safra, na medida em que vamos nos aprimorando;
•   Permite gestão de riscos, que veremos no tópico seguinte!

  Análise do fluxo de entradas e saídas para gestão de riscos

  Uma vez construída a estimativa do fluxo de entradas e saídas para o ano, cabe analisar os números e os saldos esperados com o objetivo de redução de riscos financeiros.

  Há três riscos que precisamos buscar reduzir com essas informações:

•   Aperto de liquidez
•   Concentração de grandes eventos financeiros
•   Descasamento de moeda

  Devemos buscar manter um saldo de caixa previsto no fluxo de ao menos o equivalente a dois ou três meses de despesas gerais e administrativas. Ou seja, se temos R$ 1 milhão mensal de despesas com folha, combustível, energia, e outras dessas despesas corriqueiras, precisamos manter um saldo mínimo de R$ 2 milhões, preferivelmente R$ 3 milhões, a qualquer ponto no tempo.

  Caso o fluxo indique períodos de saldo de caixa apertado, precisaremos ajustar as previsões de entradas - seja por vendas, seja por financiamentos, ou ajustando saídas postergando compras, ou alongando pagamentos - para que tenhamos previsão de sobras de caixa adicionais e mantenhamos o saldo de caixa acima do mínimo o tempo todo.

  Diante do exame da projeção de fluxos de entradas e saídas, também devemos identificar grandes eventos pontuais, sejam grandes entradas, ou grandes saídas. As grandes entradas precisam ser questionadas quanto à probabilidade de falha na sua materialização ou da dependência do caixa em relação a esses eventos:

  Os grandes eventos de saída de caixa precisam contar com boa retaguarda de saldo acumulado antecipadamente e com folga. Prudentemente podemos buscar repartir grandes saídas distribuídas ao longo de um tempo maior. Esse manejo de previsão de grandes eventos pode evitar risco de liquidez.

  A produção de commodities cotadas em bolsas no exterior - notadamente soja, algodão e café - traz para o negócio um risco adicional: o potencial descasamento de moedas entre entradas e saídas. Trata-se de commodities ditas “dolarizadas”. Para reduzir este potencial descasamento de moedas, esses negócios devem buscar “dolarizar” saídas com valor correspondente às receitas dessas commodities dolarizadas. Mas não basta casar montantes totais em relação ao câmbio, é preciso casar esses montantes entre entradas e saídas no tempo. Ou seja, a cada semana, por exemplo, saídas dolarizadas devem estar cobertas por entradas dolarizadas.

  Outra fonte de descasamento de moeda provém dos compromissos de pagamento em produção como: arrendamentos pagos em sacas de soja, ou toneladas de cana; barter ou trocas de insumos por produção; e pagamentos por compra de terra. Para fazer frente às saídas pagas em commodities, devemos ter entradas ou estoques suficientes e reservadas no fluxo de entrada.

  Analisando as projeções de entradas e saídas precisamos conferir se os eventos originados em moedas distintas do real têm contrapartida na mesma moeda, pois caso haja descasamento precisaremos tomar providências para minimizar as diferenças: seja ajustando os eventos no tempo, seja buscando operações financeiras de proteção contra esses descasamentos (operações de hedge).

  Para que possamos lidar com o planejamento e o controle de fluxo casado nas diversas moedas das entradas e das saídas (que podem ser em dólar, sacas de soja, toneladas de cana, arrobas de boi…), a planilha de fluxo de entradas e saídas deve ter separação por moedas. Naturalmente que o saldo de caixa de cada dia estará expresso em reais para serem conciliados com as contas bancárias.

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Introdução Trilha da Governança Agro